Анализ системы управления документооборотом на предприятии курсовая

[2.4] 1.4.Общая классификация систем документооборота. [2.5] 1.5.Основные концепции безбумажной технологии управления.  [4] 3. Рынок систем электронного документооборота. [4.1] 3.1 Анализ современного состояния мирового рынка СЭД.

www.global-system.ru > Система Global > Управление документооборотом
Назначение системы
Возможности системы
Global DocFlow в рамках системы Global
Масштабируемость системы
Подходы к внедрению
Назначение системы
Область применения системы
Программный комплекс Global DocFlow предоставляет все необходимые функции для управления документооборотом на предприятии. Он позволяет формализовать процессы обработки документов различными подразделениям и исполнителями, задавать маршруты движения документов, осуществлять планирование документооборота, отслеживать фактическое перемещение документов. Использование модуля позволяет эффективно решить задачи управления как бумажным, так и электронным документооборотом. С его помощью можно определять последовательность обработки и отслеживать местонахождение заявок, писем, распоряжений, управлять процессом визирования документов и многое другое. Global DocFlow является составной частью ERP-системы Global, и может функционировать как самостоятельно, так и во взаимодействии с другими модулями системы, расширяя их возможности. В своей основе программный комплекс Global DocFlow использует базисную подсистему Global WorkFlow, позволяющую автоматизировать управление любым бизнес-процессом предприятия. Область применения комплекса – любые хозяйственные и коммерческие субъекты, имеющие потребность в автоматизации, упорядочивании и управлении процессом документооборота на предприятии.
Назначение программного комплекса
Программный комплекс Global DocFlow предназначен для:
Ведения единой картотеки электронных и бумажных документов с возможностью прикрепления файлов;
Организации типовых и индивидуальных маршрутов документооборота (движения документов по подразделениям и сотрудникам предприятия);
Своевременного оповещения сотрудников и ответственных лиц о движении документа и возникновении штатных и не штатных ситуаций в процессе его обработки;
Формирования индивидуальных заданий сотрудникам на работу с документами, отслеживания их выполнения;
Планирования работ над документами и анализа их фактического выполнения;
Управления доступом к документам различным пользователям и их группам в зависимости от местонахождения документа;
Организации электронного согласования документов и обмена замечаниями в процессе разработки документов;
Использования в рамках других модулей системы Global для гибкого управления маршрутами движения документов в рамках бизнес-процессов предприятия.
наверх
Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив

Анализ структуры документооборота - раздел Менеджмент, ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Порядок Движения Документов  Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением

Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:
Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.
Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.
Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.
Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.
Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.
Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.

Обзор систем электронного документооборота. Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была  Рис. 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль. Таблица 5. Поиск и анализ информации.

При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.
Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.
Среди встроенных отчетов необходимо отметить:
отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;
Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета. наверх
Global DocFlow в рамках системы Global
Использование подсистемы управления бизнес-процессами
Программный комплекс Global DocFlow базируется на возможностях модуля управления деловыми процессами Global WorkFlow, позволяющего осуществлять настройку и описание бизнес-процессов, осуществляющихся на предприятии, и включающих в себя взаимодействие многих документов. В рамках процесса документооборота, Global WorkFlow обеспечивает возможности маршрутизации и назначения задач исполнителям.
Визирование договоров
Возможности системы управления договорной деятельностью Global Contract по согласованию и визированию договоров базируются на функциональности модуля управления документооборотом. Он берет на себя управление маршрутами договоров, планирование и фактическое отслеживание процесса визирования.
Управление ремонтами и техническим обслуживанием
Программный комплекс Global EAM использует возможности подсистемы документооборота для отслеживания технической документации на оборудование предприятия, назначения задач по организации плановых проверок и устранения неисправностей в соответствии с документацией.
Управление производством
Связь с модулем управления производством Global Manufacturing (MES) позволяет автоматизировать процессы подготовки технической документации и отслеживать ее использование в производственных процессах. наверх
Масштабируемость системы
Поддержка территориально-распределенной структуры компании
Программный комплекс Global позволяет объединить в единое информационное пространство данные, сбор и первичная обработка которых происходит на территориально удаленных площадках. Подсистема Global Replication позволяет организовать автоматическую сеансовую передачу изменений в любой территориально распределенной структуре компании. Основные возможности встроенной системы репликации:
возможность организации передачи любых объектов системы: документов, настроек маршрутов, планируемых и осуществленных перемещениях, настроек самой системы репликации;
автоматическая передача изменений, согласно настроенному расписанию, по электронной почте или прямым соединением с удаленным сервером;
минимизация трафика: передача информации только об изменениях и в запакованном виде, работа со слабыми каналами связи;
автоматическое разрешение конфликтов репликации;
Возможности интеграции
Немаловажным преимуществом решения Global DocFlow является его открытость, и как следствие - возможность осуществления доработок и интеграция с любыми сторонними программными решениями, в том числе и на самом низком уровне. Возможно осуществление интеграции со сторонними информационными системами, эксплуатирующимися на предприятии, включая различные ERP-системы. наверх
Подходы к внедрению
Предпроектное обследование
Компания осуществляет тщательное планирование проектов в разреза

анализ связей между документами; анализ документооборота организации.  система управления базами данных (СУБД) Interbase; программный комплекс документооборота (КДС)


- Системы автоматизации делопроизводства и документооборота; - Системы управления потоками работ  - проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО "АДСК"

1.1.2. Правовая и организационная структура, место и значение в общей системе управления компании 19. 1.2. Анализ системы электронного документооборота в компании ООО «Медиаград»,общая схема документооборота 22.


Министерства финансов р ф

Министе́рство фина́нсов Росси́йской Федера́ции (Минфин России) — федеральное министерство Российской Федерации, обеспечивающее проведение единой финансовой политики

Музей истории Министерства культуры РФ. Деятельность.  > Департамент экономики и финансов.

Подробнее...

Ученический договор в трудовом праве образец

ученический договор на профессиональное обучение с лицом, ищущим работу; ученический договор с работником организации  Иначе говоря, гражданско-правовой договор не может вызвать к жизни отношения, регулируемые трудовым правом.

Ученический договор (образец заполнения). Образцы по теме: Договор, Труд.  2. права и обязанности сторон. 2.1. Работодатель обязан  - исключить из трудового договора Ученика на период действия ученического договора

Подробнее...

Нормативно правовое регулирование документооборота

В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности  Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее

Подробнее...

Институт медиации и права

Задачи Центра медиации и права: Внедрение и развитие института медиации и иных альтернативных методов урегулирования споров в Белгородской области

Аттестация медиаторов продолжается. Председателям судов о медиации. Медиация: от Парижа до Сибири.  20 февраля 2015 года г. Караганда, Казахстан состоится Международная конференция «Медиация - новый правовой институт как средство

Подробнее...