Дисциплина что это такое и зачем она нужна

2. Место дисциплины в структуре ООП: Дисциплина «Электронный документооборот» (Б1.В.ДВ.13.2)

PAGE * MERGEFORMAT 2
Содержание
Введение…………………………………………………………………………3
1. Электронный документооборот: сущность, значение, принципы………..5
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота………………..5
1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота…………8
2. Влияние электронного документооборота на управленческую практику…………………………………………………………………………13
2.1 Общая классификация систем документооборота………………………..13
2.2 Эффективность электронного документооборота в процессе управления……………………………………………………………………….22
Заключение………………………………………………………………………25
Список использованной литературы…………………………………………..27
Приложение……………………………………………………………………..31
Введение
В настоящее время особое значение приобретает наука документоведения. Все хозяйствующие субъекты, независимо от их производственного профиля или от статуса (государственные, частные, акционерные компании), уделяют огромное значение делопроизводству и правильному ведению документации.
В XXI веке на помощь приходят информационные технологии, чья задача состоит в упрощении систематизации документов, доступности любой необходимой информации в случае необходимости. При этом повышаются требования к специалистам, которые должны владеть компьютерной грамотностью, уметь работать в различных программных системах, постоянно совершенствовать собственные навыки в компьютерных информационных технологиях.
Актуальность курсовой работы: в России с переходом на новейшие технологии в производстве в документоведении стали внедряться информационные технологии, которые значительно упрощают работу с объемной и сложной документацией, способствуют сохранению любой информации в работе. Значительно изменяется объем работы с бумажными носителями информации. В организациях и на предприятиях сокращаются архивы, хранящие документацию за прошедшие периоды. Однако переход на современные методы ведения документации требуют и новых знаний в компьютерных информационных технологиях, в специфике электронного документоведения.
Цель курсовой работы - определить сущность и значение электронного документооборота, а также выявить его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием.
Объект курсовой работы – электронный документооборот на предприятии.
Предмет курсовой работы – общая классификация систем электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1.Дать общую характеристику электронного документооборота;
2.Дать общую классификацию систем документооборота;

Аннотация программы учебной дисциплины «Электронный документооборот» 1. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ Цель дисциплины

3.Проанализировать значение внедрения электронного документооборота на предприятии;
4.Рассмотреть сущность электронного документооборота на предприятии;
5. Исследовать влияние внедрения электронного документооборота на эффективность процесса управления.
Теоретической основой курсовой работы являются статьи, публикации в прессе, монографии.
Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы и Интернет-ресурсов.
1.Электронный документооборот: сущность, значение, принципы
1.1 Сущность и принципы электронного документооборота
Для рассмотрения сущности и значения электронного документооборота, обратимся к определению – что такое электронный документооборот: « Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере» 1 .
Создавая электронный документ, любой делопроизводитель получает целый ряд преимуществ. В электронном виде можно хранить любую необходимую для работы информацию – текстовую, таблицы, цифровые данные, изображения, звукозаписи, видеозаписи. Ранее хранению подлежали исключительно текстовые или цифровые данные, сохранить другие данные не представлялось возможным, либо возникали чисто технические сложности. С переходом к информационным технологиям и цифровым носителям значительно расширились возможности по сохранению необходимой базы данных. При сохранении информации в электронном виде создаваемый документ приобретает определенные данные – дату создания, название, автора и т.д., все это значительно сокращает время поиска необходимого материала даже по прошествии длительного времени. Исчезла необходимость создания огромных архивов, где документ приходилось долго искать в случае производственно необходимости или по запросу граждан. В случае внедрения на производстве или в организации электронного документооборота (ЭДО) вся система данных используется в электронном виде, в случае необходимости распечатывается, но хранится опять же централизованно и в электронном виде.
Прежде чем на предприятии или в организации внедряется электронный документооборот, создается необходимое техническое оснащение и устанавливаются специальные компьютерные программы (программное обеспечение). При помощи компьютерных программ (Word, Excel и др.) делопроизводитель получает возможность создавать электронный документ, в случае необходимости изменять его, быстро находить в базе данных, передавать его по электронной почте, осуществлять другие функции. Таким образом, формируется СЭД – система электронного документооборота. 2

Системы электронного документооборота на платформах Microsoft SharePoint  [Электронный ресурс]: Учебное пособие, практикум по дисциплине / Г. Н. Смирнова.

Рассмотрим основные принципы электронного документооборота:
- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
- Возможность создания и настройки составных процессов документооборота;
- Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов;
- Возможность делегирования задач;
- Функции управления документами: извлечение/возврат (check-out/check-in), управление версиями, восстановление после удаления, и т.д.;
- Создание документов по шаблонам. Автоматическое заполнение полей документов значениями атрибутов регистрационной карточки и данными из внешних источников;
- Определение направленных связей между документами;
- Полный аудит и история работы с документом;
- Возможность шифрования содержимого документов и подключение ЭЦП;
- Организация потокового сканирования для ввода документов в систему;
- Интеграция с внешними системами для обмена данными;
- Поиск документов по атрибутам и содержимому 3 .
Таким образом, можно сделать вывод, что в настоящее время для большинства организаций актуальной задачей становится переход на электронный документооборот. Благодаря ему, создается централизованная база документов всех типов, активизируется работа предприятия или организации, разгружает работу делопроизводителя, но при этом делает эту работу более современной, так как существенно ускоряет процесс подготовки любого необходимого документа.
1.2 Значение и основные задачи электронного документооборота
Основная задача внедрения электронного документооборота на любом предприятии или в организации определенной направленности – это систематизация работы с большим потоком разноплановой документации. Электронный документооборот в настоящее время является самым передовым методом работы с документами. Внедрение любой системы электронного документооборота позволяет решить наиболее актуальные задачи – принятие решений и доведение их до сотрудников предприятия и контроль за исполнением принятых решений. Так как создается полная электронная версия всех документов, то руководителю организации или подразделения легко проверить, как работает его предприятие и как выполняются все решения, что нужно подкорректировать и что уже выполнено. Вся информация фиксируется и хранится, поэтому даже в случае возникновения спорных моментов есть возможность быстро и квалифицированно подготовить необходимую информацию и собрать все документы. 4
Для секретаря-референта, ведущего документацию на предприятии, внедрение электронного документооборота, способно решить сразу несколько задач: облегчить работу по поиску и подготовке документов, так как если документы хранятся на бумажных носителях, то обычно в организации формируется внушительный архив, где найти необходимый документ бывает крайне сложно и требуется длительное время; облегчается процесс подготовки отчетности, контроль за исполнением и утверждением различных распоряжений.
Внедрение электронного документооборота в финансовые службы предприятий и организаций позволяет повысить скорость движения документов, например из филиалов в головную организацию, избежать утери документов, экономить время на их подборке для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов; снижает трудоемкость работы с документами, что позволяет финансово-бухгалтерским службам сосредоточиться на повышении качества учета и подготовке отчетности.
Если электронный документооборот внедряется в юридическим отделах на крупных предприятиях, то существенно облегчается и улучшается работа по подготовке договоров, контрактов, быстрее решаются спорные моменты, так как у юристов оказываются в ведении все договорные обязательства сторон и возможность подготовить исковые документы возрастает.
Таким образом, главные задачи систем электронного документооборота – это рационализация работы с документами, вы

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ «Электронный документооборот. и делопроизводство» Рекомендуется для направления подготовки.


IRM businessDoc – система электронного документооборота и управления бизнес-процессами.  Обеспечивает контроль исполнительской дисциплины, т.е

ЦЕЛЕВАЯ УСТАНОВКА Целевая установка преподавания учебной дисциплины «Электронный документооборот» строится с учетом задач


Нормативно правовое регулирование документооборота

В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности  Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее

Подробнее...

Образует соучастие присутствие на месте совершения преступления

Совершение преступления в соучастии нескольких лиц является распространенной формой преступной деятельности.  Соучастие в неосторожном преступлении невозможно (ст. 32 УК РФ)[10] . Не образует соучастия действия лица

оно совершается несколькими лицами, каждый человек действует самостоятельно и действия всех не образуют соучастия.  Однако только лишь присутствие лица на месте совершения преступления, если лицо ничем его совершению не

Подробнее...

Институт медиации и права

Задачи Центра медиации и права: Внедрение и развитие института медиации и иных альтернативных методов урегулирования споров в Белгородской области

Аттестация медиаторов продолжается. Председателям судов о медиации. Медиация: от Парижа до Сибири.  20 февраля 2015 года г. Караганда, Казахстан состоится Международная конференция «Медиация - новый правовой институт как средство

Подробнее...

1 основные институты семейного права общая характеристика

3. Нормативный акт как основной источник права: понятие, виды……13. 4. Характеристика юридических учреждений европейских стран……….17.

Теория государства и права - Матузов Н.И., Малько А.В. § 8. Общая характеристика основных правовых семей.  § 2. Предоставительно-обязывающий характер правовых норм. § 3. Структура нормы права.

Подробнее...