Ecm документооборот это

ECM (Enterprise Content Management) - это комплекс приложений  - СЭД - системы управление документооборотом - Knowledge Management - системы управления

Содержание
Возможности ECM-систем
Чем СЭД отличается от ECM
Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM?
Что потребует управление образами документов?
Что потребует управление записями?
Что потребует управление потоками работ?
Что потребует управление информацией на Web-сайтах?
Что требуется для системы совместной работы?
Что потребуется для управления знаниями?
Сервисы интеграции систем
Необходимость разработки стратегии управления информацией
Что такое ECM 2.0 и ECM 3.0
ECM 2.0 как пособие по трансформации бизнеса: конкретные решения для конкретных бизнес-задач
Что же принесла в ECM эпоха Web 2.0? Вот некоторые примеры из книги OpenText об ECM 2.0.
Определения Gartner
Магический квадрант Enterprise Content Management, ECM
ECM вчера, сегодня и завтра
Составные части и `четыре мира` ECM
См. также
Система ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая офисные текстовые и табличные электронные документы, документы в формате PDF, а также рисунки, чертежи, графики, презентации, сканированные изображения, сообщения электронной почты, web-страницы, видео, аудиофайлы. Flash-анимация, словом всё многообразие контента, необходимого для эффективного ведения бизнеса. Основная задача системы ECM — это поддержание полного жизненного цикла информации, от ее создания или получения извне до уничтожения, когда она теряет свою ценность.
Отличие функциональности ECM-систем от систем электронного документооборота - возможность работать не только с документами, которые сегодня являются лишь малой частью корпоративного контента, но и с любыми другими видами данных: сообщениями электронной почты, графическими изображениями, фотографиями, аудио и видео файлами, web-страницами, файловыми системами, оцифрованными материалами.
Помимо инструментов для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, ECM-системы обладают средствами потоковой загрузки контента, управления web-сайтами, правами доступа, безопасного корпоративного поиска. Следует отметить, что возможности разграничения прав доступа к данным позволяют ECM-системам соответствовать одному из наиболее важных требований безопасности использования контента в госструктурах, зачастую содержащего персональную или секретную информацию.
[ править] Возможности ECM-систем
Условно к ECM относятся системы, поддерживающие хотя бы 3 из 6 функций:
Управление документами (выписка/возврат, контроль версий, безопасность, группировка документов и т. д.);

Системы класса ECM Enterprise Content Management systems  www.ECM-Journal.ru - Важное об электронном документообороте, бизнес-процессах и взаимодействии.

Ввод в систему и управление полученными образами бумажных документов;
Совместная работа над общими документами и поддержка проектных работ;
Управление электронным архивом, автоматизация правил и нормативов хранения, гарантирование соответствия записей законодательству и регулирующим правилам;
Workflow для поддержки бизнес-процессов, маршрутизации контента, назначения рабочих задач и состояний, трассировка маршрутов и контроль исполнения;
Автоматизации публикаций, управление динамическим контентом (например, WEB или интранет) и взаимодействием пользователей для этих задач.
Таким образом, ECM-система интегрирует все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает единую инфраструктуру для управления документооборотом, минимизирует необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-задач. Такой инфраструктурный подход делает корпоративное содержимое доступным для практически всех бизнес-приложений организации.
Однако, в ряде случаев ECM-система может не иметь решающих преимуществ в использовании перед «чистым» электронным архивом или workflow системой. Выбор СЭД должен определяться стоящими перед организацией задачами, ее структурой, готовностью ИТ-решений и многими другими факторами.
[ править] Чем СЭД отличается от ECM
Основная единица, с которой работает СЭД, – это документ, у которого есть реквизитная и информационная (текст, картинка, в том числе отсканированный документ, файл мультимедиа и пр.) части. СЭД обязательно включает модуль автоматизации работы канцелярии в соответствии с особенностями российского делопроизводства (имеется в виду работа с входящими, исходящими, организационно-распорядительными и внутренними документами). В СЭД могут входить модули автоматизации работы с договорами, обращениями граждан, модуль автоматизации работы секретариата при подготовке и проведении совещаний и т. д.
ECM тоже работает с документами, но при этом цели управления документами иные и соответственно – иной состав модулей. Цель ECM-систем заключается в обеспечении единого информационного пространства организации, непротиворечивости информации в разных документах, обеспечении получения каждым пользователем всей необходимой информации в удобном виде.
Как правило, ECM включает модули:
управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов);
управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов);

ECM - Enterprise content management - дословно с английского "управление  Понятие СЭД ( Система Электронного Документооборота ), принятое в

управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам);
управление потоками работ (или workl ow, т. е. поддержка бизнес-процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);
управление web-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей;
управление медиаконтентом (управление графическими, видео- и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами и др.);
управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений);
управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).
Официальное определение ECM-систем звучит так: стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов.
Некоторая путаница между понятиями ECM м СЭД происходит потому, что СЭД помимо модулей автоматизации работы канцелярии может включать и средства ECM, например поддержку портала и совместную подготовку документов. Тогда можно говорить о расширении функциональности СЭД до ECM. Но следует помнить: в исключительно ECM-системах модуля автоматизации работы канцелярии нет, а это наиболее востребованный среди российских служб ДОУ модуль (хотя такой модуль можно сделать под заказ).
[ править] Что потребует управление документами в соответствии с концепцией ECM?
Базовое понятие ECM-системы – управление документами (document management), что подразумевает управление жизненным циклом документа от его создания до передачи исполненного документа на хранение или уничтожение. При этом управление жизненным циклом применимо для любого информационного объекта.
Для работы с информационными объектами создаются библиотеки, которые могут различаться назначением хранящихся в них документов, например библиотеки финансовобухгалтерских документов, библиотеки конструкторской документации, клиентских досье и т. д. Для классификации таких документов используется более сложная система хранения, нежели привычная российским службам ДОУ номенклатура
Но составление структуры хранения все равно будет ложиться на плечи сотрудников службы ДОУ, поэтому им нужно осваивать основы теории классификации.
Сотрудники служб ДОУ должны будут определить права доступа к документам (например, на чтение без права редактирования, на редактирование без права на уничтожение, на редактирование с правом удаления и пр.).
Сотрудникам служб ДОУ предстоит освоить основы информационной безопасности, разобраться в сущности электронно-цифровой подписи ( ЭЦП), правилах ее применения, понять, в каких случаях необходимо ее использовать, а в каких – можно обойтись без нее.
[ править] Что потребует управление образами документов?
Современные ECM-системы позволяют не только сканировать документы, но и распознавать их, автоматически заполняя поля регистрационной карточки. От делопроизводителя в таком случае потребуется только подтверждение правильности автоматически сформированных реквизитов. Для работы с этими модулями необходимо понимать, что такое форматы отсканированных документов и чем они различаются.
[ править] Что потребует управление записями?
Законодательство в области работы с электронными документами, предназначенными для длительного хранения, сейчас меняется очень быстро. Вполне возможно, что очень скоро в архивы нужно будет сдавать не бумажные документы длительного хранения, переплетенные в картонные папки, а их электронные образы, заверенные ЭЦП, – может быть, на мобильном носителе, а может быть – и по Интернету. Нужно внимательно следить за законодательством в этой области – готовятся нормативные документы, которые будут предписывать, какие именно виды документов должны создаваться, использоваться и храниться только в электронном виде.
[ править] Что потребует управление потоками работ?
Как мы уже писали, в ECM-системы входит модуль управления потоками работ (workflow) – специальный механизм, заставляющий документы двигаться по заранее разработанному маршруту.
Задается список согласующих и назначается руководитель, который должен будет подписать документ после успешного согласования. Каждый участник согласования получает доступ к электронному документу. Если все участники поставили визу «Согласовано», система отправляет документ тому сотруднику, который указан ответственным за подписание.
Workflow позволяет строить сложные маршруты, учитывать различные варианты поведения, например Workflow-сервисы можно настроить таким образом, чтобы инициатор согласования получал уведомления после каждого этапа согласования.
Для освоения этого очень полезного механизма необходимо понимать методы процессного подхода к управлению компанией (при котором управление компанией рассматривается к

Документооборот Universal Content Management (UCM) Управление документами  Начала работу с марта 2007. Этап развертывания и настройки Oracle ECM занял


2012-03-27 в 8:07, admin, рубрики: ECM, gtd, Блог компании ALEE Software, документооборот, электронный архив, электронный документооборот, метки: ECM

В поставку базовой комплектации решений по системам документооборота обычно входят лицензии: – OpenText ECM Suite, Content Lifecycle Management.


Институт права и публичной политики сайт

Институт права и публичной политики. на сайте с 9 ноября 2011 г. (4 года 31 день).

Структура сайта.  Профиль «Международное публичное право, европейское право».  Стратегия государственной антинаркотической политики Российской Федерации до 2020 года.

Подробнее...

Мфо пятерка микрофинансирование

Мифы о микрофинансовых организациях. Что правда? 17.06.2015 | Сергей Белов.  о деятельности МФО, которое искажает саму суть микрофинансирования.

В Санкт-Петербурге на конференции «Микрофинансирование.  – Оно избавит МФО от бумажной волокиты и защитит от потери документации.15 декабря 2015

Подробнее...

Путин о естественных правах человека

Моральные (естественные) права человека на жизнь, свободу и т.п. декларированы Европейской конвенцией  В конце 1999 года в охотхозяйстве под Винницей помощник президента России В. Путина С. Ястрмбжемский со товарищи отстрелял зубра.

Подробно о естественных правах человека, его свободе в современном мире.  Центральное место естественных прав и свобод человека и гражданина в современном мире.

Подробнее...

Заявление в ходе конкурсного производства

Кредитор, не направивший конкурсному управляющему заявления о согласии на погашение своего требования путем  обязательства, а также путем зачета требований в ходе конкурсного производства при банкротстве кредитных организаций не

Статья 50.40. Расчеты с кредиторами в ходе конкурсного производства.  Кредитор, не направивший конкурсному управляющему заявления о согласии на погашение своего требования путем предоставления отступного в установленный срок и (или) не

Подробнее...