Хранение договоров в 1с бухгалтерия

2014-01-22 Учет договоров в «1С Документооборот» - Продолжительность: 26:41 RarusVideo 864 просмотра.  Бюджетирование в 1C: ERP Управление предприятием 2.0.

Угу. Итого 3 реестра, 3 точки сбора информации. 1000 договоров. 3000 экземпляров договоров по компании ходит. Плюс разные варианты допсоглашений (какие-то подписаны, какие-то - нет, а некоторые - подписаны лишь с одной стороны... Все в копиях, копиях с копий и копиях с факсимильного сообщения). Все это дело безумно жрет ресурсы принтеров и копиров, тонер и бумагу, место для хранения.
Плюс - внесли изменения в договор (допсоглашение, расторжение или еще чего) - рано или поздно один из трех реестров обязательно ступит и не внесет изменения. Или внесет изменения с ошибкой.
Или с ошибкой будут внесены данные во все три реестра, в одном из них потом ошибку - исправят. Во втором - исправят ошибку, но другую.
В результате накопления таких ошибок через год данные реестров будут различаться настолько, что пользоваться ими будет совершенно невозможно, так как непонятно - какой из трех реестров - правильный.
Далее - исполнитель будет сначала проверять данные реестра по копиям документов в каждом случае обращения, а потом плюнет на реестр вообще (он же неактуальный!) и будет работать исключительно по бумажнму архиву.
Все три реестра при этом будут вестись уже просто в силу того, что так положено, но в самом деле никому эти реестры уже не нужны, за редким исключением. В результате ведение реестров воспринимается как тупая никому не нужная бюрократическая процедура. В свою очередь, это порождает еще более "демократическое" (халатное) отношение к реестру. Что его, реестр, окончательно губит.
В особо тяжелых случаях исполнитель заведет собственный реестр, который будет вести для себя, в удобном самому себе формате. Впоследствии данными этого реестра начнут пользоваться его коллеги.
Итого у нас в компании будет уже 4 реестра.
А поскольку ни один из них не гарантирует аутентичности информации, все 4 реестра будут бесполезны.
Проходили, и не раз.
Реестр должно вести одно подразделение. Реестр должен быть один. Только тогда в нем будет хоть какой-то смысл.
Зависит от многих факторов. От размера компании, от "весовых категорий" того или иного департамента и даже - от квалификации специалистов и руководителей департаментов.
Все перечисленное формирует некую модель документооборота, которая имеет место в компании.
В идеале - все подлинники договоров должны храниться в одном месте. Бухгалтерия или юристы - не столь важно.
Юристы - потому, что подлинник договора нужен в одном случае - когда возникает конфликтная ситуация, и ее решают с применением права.
Бухгалтеры - потому, что им так удобней вести учет договоров.

DOCFLOW 2015, секция "1С" "Решаем задачи бизнеса с 1С:Документооборот". Наталия Бурцева, директор "1С-КПД", выступает с докладом "Организация электронного архива финансовых документов в 1С:Документооборот".

То есть - или у тех, или у других.
Двоевластие тут недопустимо, ибо породит бардак и неразбериху.
Остальные заинтересованные подразделения могут довольствоваться копией договоров или, если компания продвинута, даже сканом его.
Василий, Приветствую!
Вы уже видите по имеющимся сообщениям в рамках данной темы ответы на поставленные вопросы неоднозначные
Мое мнение.
Ведение реестра и хранение договоров в компании должна осуществлять бухгалтерия!
Указанные функции - являются неотъемлемой частью надлежащего бухгалтерского и налогового учета в компании
Договоры, акты, счета, счет-фактуры - это первичные учетные документы, на основании которых должен вестись бухгалтерский и налоговый учет.
Будет порядок в бухгалтерии в части хранения первичных учетных документов будет порядок в бухгалтерском и налоговом учете компании
Зачем этим нередко занимаются юристы?
Заниматься хранением и ведением реестра договоров только для того, чтобы было удобно вести судебные дела по этим договорам - неправильное мышление корпоративных юристов!!!
Юристы должны не допускать судебных разбирательств, юристы должны их предупреждать посредством совершенствования договорной работы.
А мне кажется (хотя это и увеличивает бюрократию) при крупных компаниях необходимо при юридических департаментах или вообще отдельно вводить отдел договоров, который занимался бы подготовкой договоров, согласованием на всех уровнях, регистрацией договоров, сбором необходимых документов подтверждающих право на деятельность и право подписи контрагента и собственную. По крайней мере так делается на некоторых гос. предприятих. Правда я работаю в такой системе меньше месяца, поэтому сказать что-то более определенное смогу позднее. До этого где я работала в компании договора находились в бухгалтерии, а копии - в юридическом отделе. Было удобно.
Мой Шеф обычно говорит, что упомянутые отделы договоров создают под любовниц или родственников))
Мне представляется, что такие отделы - это размытие ответственности по договорной работе!
Подготовкой, согласованием проектов договоров, сбором документов - должны заниматься инициаторы заключения договоров!
Отделы договоров, юридические службы - в большинстве случаев не являются инициаторами договоров Общества!
Очевидно, госпредприятия - это шаблон договорной работы, при котором вся договорная работа ложится на плечи юристов - это не модно и неэффективно!
Доброго всем времени суток!
Вообще на предприятии регистрацией всех документов занимается служба ДОУ или канцелярия. Если таковых нет, то данную работу должен выполнять секретарь либо делопроизводитель. Юридический отдел передает готовый договор секретарю - она визирует его во сех отделах - и если нет никаких замечаний присваевает регистрационный номер и передет на подпись директору. После подписания договор подшивает в определнную папку и хранится в специално отведенном месте. Если возникает необходимость в истребовании данного договора для работы, секретарю дается запрос и она вам приносит или его копию или оригинал, обязательно оставив отметку об его иъятии для каких целей, кому передан и когда, а также ставит его себе на контроль, чтобы не потерялся.

Дополнение к Трудовому договору для 1С:ЗУП 8.2.  Печать и хранение договоров. Счет на оплату с логотипом, печатью, подписью, рекламным блоком: УТ10.3+CRM, УТ10.3, КА, УПП, Бухгалтерия 2.0 от 1 000 руб.

Хранение оригиналов договоров обычно осуществляет канцелярия, или управление делами, но если договоры - в режиме коммерческой или государственной тайны - 1 отдел/СБ. Бумажный и/или электронный реестры также ведет канцелярия, или управление делами.
Юристы и другие подразделения могут вести свои неофициальные электронные реестры, внося в них краткую информацию о завизированных ими договорах (или о тех, в визировании которых было отказано, или тех, которые были завизированы с замечаниями).
Канцелярия (управление делами) регулярно рассылает реестры ЗАКЛЮЧЕННЫХ договоров, и визирующие подразделения могут сравнить текст, который они визировали, и который в итоге был подписан.
К сожалению, бывает так, что на визирование представляется один вариант договора, а потом менеджер (по итогам согласования с контрагентом без участия ЮД или чтобы не учитывать замечания ЮД, или еще по какой причине) коварно "подкладывает" на подписание гендиректору совсем другой вариант.
В результате рассылки апдейтов реестра юристы имеют возможность сравнить, и в случае расхождений при возникновении правовых проблем - "прикрыться" (мол, мы визировали совсем другой документ, давали замечания, возражения). В этом вижу смысл ведения юрдепом своего отдельного реестра договоров.
Тимур, Приветствую!
Откуда возникла указанная однозначность?
Чем установлена упомянутая прямая обязанность?
Почему юрист должен отслеживать исполнение договора, инициатором котором выступила пресс-служба компании?
Нередко в компании по незначительным договорам или внутренним договорам юристы исключаются из списка согласующих подразделений.
Также часто в компаниях договоры подписываются не только ГД, но и руководителями подразделений-инициатора договора.
На основании чего бухгалтерия должна вести бухгалтерский и налоговый учет активов и притязаний на них?
Зачем канцелярии договоры?
Это стандартные должностные обязанности Юриста!!!
4.1. Осуществляет разработку учредительных документов; обеспечивает регистрацию юридических лиц, эмиссий ценных акций, внесение изменений в учредительные документы; координирует работу по ведению реестров акционеров (сторонними организациями); определяет правовые основы органов предприятия (разрабатывает положения о полномочиях Общего собрания, о совете директоров, о правлении, о ревизионной комиссии, пр.); разрабатывает положение о сделках, связанных с приобретением или отчуждением имущества; координирует сделки с акциями предприятия; определяет правовые основы дивидендной политики на предприятии и осуществляет ее координацию;
4.2. Организует работу: по обеспечению предприятия законами, нормативными правовыми документами, необходимыми для осуществления деятельности предприятия; по учету и ведению баз нормативных правовых актов;
4.3. Обеспечивает подразделения предприятия, отдельных специалистов нормативными правовыми актами, необходимыми для осуществления ими своих функций и обязанностей.
4.4. Осуществляет: проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера; проверку соблюдения этапов согласования проектов документов с ответственными работниками; визирование проектов документов; выдачу ответственным работникам предприятия предписаний о внесении изменений или отмене актов, обусловленных изменением законодательства.
4.5. Ведет договорную работу на предприятии: определяет формы договорных отношений; разрабатывает проекты договоров; проверяет соответствие законодательству проектов договоров, представляемых предприятию контрагентами; принимает меры по разрешению разногласий по проектам договоров; обеспечивает нотариальное удостоверение и (или) государственную регистрацию отдельных видов договоров;
4.6. Анализирует договорную работу на предприятии, разрабатывает программы ее пересмотра и изменения, проверяет состояние договорной работы в структурных подразделениях предприятия.
4.7. Ведет претензионную работу на предприятии: обеспечивает учет претензий, поступающих от контрагентов, их рассмотрение; готовит ответы на поступившие претензии и принимает проекты решений об удовлетворении или об отказе в удовлетворении поступивших претензий; осуществляет подготовку претензий к контрагентам, их направление контрагентам и контроль за удовлетворением направленных контрагентам претензи

Печать и хранение договоров.  Загрузка счетов-фактур из Excel в 1С:Бухгалтерия 3.0. Выгрузка документов из БП 3.0 в УТ 11.1 (ПТУ, РТУ, Списание с расчетного счета, Корректировка долга).


8.х Сканирование и хранение документов в 1С. Тема в разделе "Общие вопросы "1С:Предприятие 8"", создана  Для работы с документацией рекомендуется использовать "Документооборот", если интерисуют только договора "Учет договоров".20 августа 2010

Согласование договоров в 1С:Документооборот. Как 1С скачать бесплатно (получить бесплатный доступ).  Учет договоров от создания в "1С:Бухгалтерия" до хранения в "1С:Документооборот".22 января 2014


Пресечение срока исковой давности

Согласно ст. 195 ГК исковая давность — срок принудительной защиты нарушенного права. Исковая давность определяет право лица на иск — обеспеченную возможность истца обратиться в суд с требованием о рассмотрении и разрешении

При этом важно учесть, что истечение срока исковой давности не лишает истца права на обращение в суд, который обязан принять иск, даже если срок давности истек, и рассмотреть дело по существу.

Подробнее...

Место конституционного права в системе национального права

Конституционное право Российской Федерации, его место в системе права государства.  Субъекты права и местных органов самоуправления. Формирование всей системы национального права. курсовая работа [38.8 K], добавлена 31.01.2011.

Конституционное право традиционно занимает ведущее место в системе отраслей национального права, предопределяя содержание иных отраслей права.  Наука конституционного права, как и всякая иная наука, является системой знаний.

Подробнее...

Уголовная ответственность директора за материальный ущерб

В соответствии с Указом Президента РФ с января 1993 г. уголовная ответственность за причинение материального ущерба и легких телесных повреждений исключена

Материальная ответственность работника за ущерб, причиненный работодателю. В соответствии со ст. 21 ТК работник должен бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

Подробнее...

Сроки ответа на докладную записку

Срок хранения докладной записки в организации - 3 года по ст. 587 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций

У нас в организации часто используются такая форма документа как докладная записка. Один из работников, на которого написана докладная, требует ее копию для ответа по существу.

Подробнее...