Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ответственного за ведение делопроизводства в школе (секретаря). 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1.Ответственный за ведение делопроизводства подчиняется директору школы.

Вы узнаете, как за 5 шагов написать инструкцию по делопроизводству. Вы получите не только алгоритм формирования инструкции, но и состав документов, список охватываемых вопросов, а также рекомендации по структуре и оформлению инструкции по делопроизводству.
Хотя написать хорошую инструкцию по делопроизводству – дело масштабное и ответственное, серьёзный экономический (да и психологический) эффект от неё на лицо!
Поэтому, чтобы эта затея вам не казалась такой уж страшной, тоскливой и неопределённой, приведём пошаговую методологию её написания, фактически – план успешного завоевания документооборота. Блицкриг, так сказать.
Итак, главная цель наших военных действий – полный контроль над территорией управленческого документооборота компании с провозглашением новой конституции – утверждённой инструкции по делопроизводству.
Шаг первый. Определяемся, что завоёвываем
Первым делом давайте очертим захватываемую территорию на карте. Что мы будем брать?
Значит так. В общее делопроизводство входят: входящие, исходящие и внутренние документы организации. Т.е. нас интересуют – вся официальная переписка, а также административные документы (приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции, положения, справки, записки и пр.).
Также иногда в инструкцию по делопроизводству добавляют и положения по кадровому делопроизводству. В крупных организациях общее и кадровое делопроизводство регламентируются отдельными инструкциями, но в небольших организациях допустимо объединение двух инструкций в одну, которая будет содержать как систему работы с административными документами, так и с документами по личному составу.
Что мы точно не берём: бухгалтерские документы; учредительные документы; судебно-процессуальные документы; договорные документы и т.д.
Шаг второй. Разведка на местности
В первую очередь необходимо выяснить, какие правила действуют сейчас. Находим в компании все ранее созданные приказы, правила, памятки, регламенты, инструкции, положения и т.д., которые устанавливают порядок работы с документами. Читаем, вникаем.
Далее нужно выяснить, какие же правила действуют в действительности. Например, часть утверждённых правил сотрудники могут просто игнорировать (они их или не знают, или им так не удобно и т.п.). Часть процессов могут быть не задокументированы. А часть могут быть нелогичными (вроде как так исторически сложилось) или вообще противоречить законодательству и нормативной базе.
Выяснить реальную ситуацию не очень сложно. Можно сделать опрос или анкетирование ключевых сотрудников (секретаря или делопроизводителя; руководителей, ответственных за определённые документы и пр.).

Инструкцией по кадровому делопроизводству; 1.4.6.16 августа 2013

Итак, для выяснения реальной ситуации мы должны как минимум узнать ответы на следующие вопросы:
какова организационная структура компании, какое подразделение или сотрудники отвечают за организацию документооборота;
какие виды документов используются в компании, есть ли их шаблоны, правила оформления;
кто и как принимает и отправляет корреспонденцию;
кто какие документы создаёт, согласовывает, подписывает, утверждает, исполняет;
какие используются принципы нумерации, и как происходит процесс регистрации документов;
как осуществляется контроль исполнения документов;
как происходит оперативное хранение документов;
есть ли в организации свой архив и правила его работы.
Если у вас в компании вообще нет правил делопроизводства, ну что ж. Не скажу, что вам крупно повезло, но всё же, чаще всего создать новые адекватные правила с нуля бывает проще, чем переделывать уже существующие. Тогда вам просто нужно не узнавать, а придумать ответы на все вышеперечисленные вопросы. Причём необходимо опираться на нормативную базу, какой-нибудь реальный опыт и обязательно здравый смысл. Или сделать проще – воспользоваться нашими готовыми инструкциями по делопроизводству.
Шаг третий. Разрабатываем тайный план
Желательно всю полученную информацию проанализировать на предмет наличия противоречий, ненужных повторов и зацикливания, нелогичных и неоптимальных действий. Это самый сложный, но и самый важный шаг. Тут мы и находим резервы для повышения эффективности всей компании!
Если процессов много, то лучше всего сконцентрироваться на самых критичных (с финансовой точки зрения), запутанных и самых долгих процессах. Например, процесс согласования важных документов, контроль исполнения и пр.
На этом этапе лучше всего рисовать простые схемы движения документов. И не обязательно это делать в навороченных программах (иначе процесс крайне затянется, да ещё и суперпрограммы изучать придётся). Рисовать можно хоть карандашом на бумаге. Лишь бы было видно, где и что можно улучшить.
Шаг четвёртый. Идём в бой!
Ну, собственно теперь шашки наголо и вперёд! Переделываем процессы движения документов, при необходимости изменяем существующие шаблоны документов и правила оформления и всё это записываем в новую инструкцию по делопроизводству. Так сказать, документируем наши новые правила.
Структура и содержание инструкции
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в учреждении: правила, приёмы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основополагающие организационные моменты.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ лиц, ответственных за делопроизводство в приемных проректоров, на кафедрах и отделах Донецкого национального медицинского университета им.М.Горького.19 июля 2011

Инструкция по делопроизводству обычно состоит из:
вводной части (общие положения);
основной части (тематические разделы);
приложений.
В разделе « Общие положения» устанавливается сфера действия инструкции, ответственность за несоблюдение её положений; указывается должность работника, ответственного за делопроизводство в организации; приводится перечень законодательных и нормативных правовых актов, которые были использованы при разработке инструкции.
В основной части отражают весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения.
Основная часть инструкции может включать два основных раздела:
Правила составления и оформления документов:
виды документов, используемых в организации для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
виды бланков и порядок их использования;
общие правила подготовки и оформления документов (на основе ГОСТ Р 6.30-2003);
правила подготовки различных документов (писем, докладных записок, распорядительных и иных документов), включая порядок создания, визирования, согласования, утверждения и подписания;
порядок изготовления и размножения документов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
порядок работы исполнителей с документами.
Организация работы с документами:
порядок приёма, обработки, распределения входящих документов, организация их передачи из одного подразделения в другое;
порядок подготовки и отправки исходящих документов (включая все виды связи, которые используются в организации – почтовая, факсимильная, курьерская и др.);
порядок регистрации документов;
организация контроля сроков исполнения документов (порядок постановки документов на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю исполнения документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине, порядок использования форм и отметок на документах);
оперативное хранение документов (порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел, ответственность за сохранность документов);
подготовка документов к сдаче в архив (порядок проведения экспертизы ценности документов, ответственность должностных лиц за сдачу документов в архив, правила подготовки дел к архивному хранению, требования к составлению описей документов, порядок составления акта о выделении к уничтожению документов с истёкшими сроками хранения, порядок передачи дел в архив и уничтожения документов).
В раздел « Приложения» желательно включить максимально возможное количество справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложение можно включать схемы документопотоков, образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов регистрации, номенклатуры дел, описей, акта на выделение документов к уничтожению и др.
Инструкция не должна содержать неопределённых положений, её текст должен быть максимально конкретным и не должен допускать различные толкования.
Утверждение инструкции
Созданная инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом. В приказе должны быть указаны:
дата, с которой инструкция вводится в действие;
старые документы, действие которых отменяется данной инструкцией;
сотрудник, ответственный за исполнение приказа.
Текст новой утверждённой инструкции необходимо довести до всех сотрудников, работающих с управленческими документами. Для лёгкого перехода на новые правила желательно сделать инструкцию физически максимально доступной для чтения, а также выдать новые шаблоны и бланки документов сотрудникам (например, выложить на внутренний электронный ресурс).
Шаг пятый. Закрепляем позиции
После написания инструкции и ввода её в действие необходимо какое-то время жёстко контролировать исполнение новых правил, чтобы они потихоньку прижились в компании. Иногда, даже полезно сделать искусственные препятствия использованию способов, не оговорённых в инструкции (хорошо бы оградить захваченную территорию!). Например, требовать от подразделений отчётность по исполнительской дисциплине или по объёму созданных/зарегистрированных документов (ведь чтобы писать такие отчёты, придётся качественно вести регистрацию и контроль исполнения).
А дальше?
А дальше – наслаждаемся хорошо отлаженным, удобным и эффективным документооборотом!
Вообще, такая инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, с

[0.8] 9 Права ответственного за ведение делопроизводства. [0.9] 10 Ответственность делопроизводителя.  Инструкция по ведению делопроизводства в Университете. 3 Термины и определения.


- должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА.

Должностная инструкция делопроизводителя. Скачать должностную инструкцию делопроизводителя (.doc, 95КБ).  5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.


Пожизненное лишение свободы видео новые серии

Это тюрьма для тех, кто лишен свободы пожизненно, там сидят  3-я серия: Есть еще первая и четвертая серии, но их вы найдете самостоятельно.  Вообще мысль, высказанная на видео одним из заключенных, заслуживает размышлений.27 июня 2010

Название материала: Секс-видео знаменитостей / Celebrity Sex Tapes (2005).  Главная » Статьи » ТВ Передачи » Криминал » Пожизненно лишенные свободы (1 - 4 серии из 4, 2010).

Подробнее...

Министерство финансов ингушетии официальный сайт

Официальный сайт Республики Ингушетия.  Финансы и кредит. Министерство образования РИ. Есть приказы минфина ингушетии на : Аушева А.З. и Могушкову Е.Т.

Структура. Отчетность об исполнении Федерального бюджета РФ. Нормативные и методические материалы. Финансовая информация.

Подробнее...

Конституция сша гос устройство

Государственное устройство США. Конституция США является самой старой в мире среди ныне действующих. Она следует идеям французских просветителей и английских государствоведов XVIII века

Конституция США явилась первой в истории писаной конституцией крупного государства — ее пример способствовал  = Перейти к содержанию учебника =. Основные принципы государственного устройства США по Конституции 1787 г.

Подробнее...

Защита чести и достоинства президента

© Исаков В.Б., Парламентский дневник-1990, 1995-2012 ДОКУМЕНТ СОЮЗ СОВЕТСКИХ СОЦИАЛИСТИЧЕСКИХ РЕСПУБЛИК ЗАКОН О защите чести и достоинства Президента СССР Признавая недопустимость нанесения ущерба чести

Отражение вопросов защиты чести и достоинства граждан Российской Федерации в ежегодном послании Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации и в докладах высших должностных лиц государства.

Подробнее...