Инструкция по организации делопроизводства (электронного документооборота) в школе

СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. М. В. Ларин Об организации электронного документооборота в Российской Федерации.  Сколько может быть инструкций по делопроизводству в организации?

Дмитрий Мельниченко Инструкция. Нужна ли?
Есть много противников инструкций. С подозрением, а иногда и пренебрежением люди относятся к инструкциям по делопроизводству. Но все же встречаются защитники последних - секретари, руководители общего отдела и т. д. В то же время у инструкции по электронному документообороту во многих компаниях не то что защитников - «хозяина» нет. ИТ-отделу она вроде бы не нужна – и так все понятно, секретари тоже за это не отвечают – это не их епархия. Но дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах в компьютерах, что приходится наводить порядок и… писать инструкцию.
И это нормально, ведь при взаимодействии множества людей нужны определенные правила, которые будут известны всем, которые всеми будут соблюдаться, что логичным образом облегчит жизнь каждому. К слову, ни у кого не вызывает вопросов необходимость существования правил дорожного движения (хотя было время, когда ПДД не существовало).
Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.
Кроме того, осуществив эту работу сегодня, завтра компании будет проще перейти к электронному документообороту. А завтра наступит, и возможно быстрее, чем можно предполагать. Потому что СЭД имеет существенные преимущества при работе с электронными документами, и многие руководители уже сегодня понимают это. Соблюдать инструкцию в СЭД намного проще, чем в случае с бумажным делопроизводством, т. к. в систему можно заложить многие правила, которые будет контролировать сама система. А это – время. Время, которое освободится для других рабочих вопросов.
Ну а если инструкция пишется непосредственно при переходе к работе с СЭД, то важность ее очевидна: нужно познакомить и объяснить всем участникам процесса новые правила работы с документами и официально их закрепить. Это позволит избежать несогласованности действий в подразделениях и обеспечит ответственное отношение сотрудников к работе в новой системе. Разработка инструкции
Разработка инструкции по электронному документообороту должна проводиться при взаимодействии службы документационного обеспечения и администраторов СЭД. Иногда этим могут заниматься и специалисты компании, внедряющей систему.
Несомненно, при подготовке должно использоваться «Положение по делопроизводству», если оно есть в организации.

Инструкция по работе с сайтом v2me.ru 1636 views Like Liked.  Консультационные услуги по организации делопроизводства и документооборота – новое направление деятельности компании «Электронные Офи.

Кроме того, в процессе разработки инструкции необходима информация о средствах, используемых при работе с электронными документами, и ИТ-инфраструктуре (объединены ли компьютеры в сеть, используются ли файл-сервера, какое программное обеспечение задействовано в работе с документами, как и кем используется электронная почта, имеется ли интранет-портал организации, используются ли документ-сканеры и т. д.).
При сборе материала для будущей инструкции особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
● виды документов, используемых в организации и издаваемых руководством и руководителями подразделений; возможно, для отдельных видов документов будет необходимо выделить отдельные подразделы;
● полномочия руководителей и сотрудников в вопросах принятия решений и издания документов (на основании этой информации администраторы СЭД должны определить будущее количество групп пользователей и их права);
● порядок согласования и подписания документов, а также виды документов, утверждаемых руководителем.
При разработке инструкции необходимо учитывать положения национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Федерального закона Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-Ф3 «Об электронной цифровой подписи», а также распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об электронном документообороте». Структура инструкции
Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются в зависимости от способов работы с электронными документам, наличия СЭД и возложенных на не функций. Можно предложить такой типовой вариант структуры инструкции:
1. Терминология
2. Нормативные ссылки
3. Общие положения
4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД
5. Использование электронной цифровой подписи
6. Правила работы с папками и документами
7. Классификация документов
8. Согласование входящих, исходящих и внутренних документов
9. Выдача поручений и контроль исполнения документов Раздел «Общие положения»
В этом разделе необходимо упомянуть о том, как используются электронные документы на данном предприятии, как ведется делопроизводство с использованием СЭД. Кроме того, для пользователей должна быть доведена информация, какие документы должны обрабатываться средствами СЭД. В разделе «Общие положения» должны оговариваться действия сотрудников по работе с электронными документами перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку, при переходе на другую работу или увольнении сотрудника. До сотрудников предприятия должно быть доведено, что они персонально отвечают за выполнение требований настоящей инструкции. Раздел «Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД»

Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе. г. 10:56.  4. Организация делопроизводства и документооборота с применением СЭД.

Этот раздел должен объяснять работу электронного документооборота на предприятии и описывать порядок работы сотрудников при выполнении следующих функций:
● прием и учет поступивших документов,
● подготовка и согласование проектов документов,
● учет и регистрация отправляемых документов,
● выдача поручений руководителями структурных подразделений,
● контроль хода прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях,
● формирование системой персональных уведомлений о поступивших документах, неисполненных документах, выданных поручениях для руководителей и сотрудников структурных подразделений,
● справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов,
● контроль над своевременным списанием исполненных документов в дело,
● коллективная работа с документами.
В этом разделе необходимо довести до сведения сотрудников, как происходит идентификация пользователей в СЭД, а также порядок доступа к базам данных СЭД. Порядок доступа и права определяет администратор СЭД в соответствии с функциональными обязанностями (ФО) пользователей.
Могут быть выделены следующие пользовательские группы:
● руководители высшего звена (ФО: ознакомление с документами от руководителей подразделений, подписание документов и пр.);
● руководители структурных подразделений (ФО: ознакомление с корреспонденцией, ввод резолюций и поручений или утверждение проектов резолюций и поручений, подписание и согласование документов в СЭД, содержательный контроль исполнения резолюций и поручений);
● сотрудники службы ДОУ (ФО: регистрация входящей корреспонденции, поступившей на имя руководителей высшего звена, регистрация исходящей корреспонденции за подписью руководителя, фиксирование резолюций, формирование отчетов по исполнению поручений руководителя, ведение номенклатуры дел и формирование дел, регистрация договорных документов);
● делопроизводители структурного подразделения (ФО: регистрация документов, поступивших на имя Руководителя структурного подразделения, контроль исполнения поручений руководителя структурного подразделения, контроль исполнения документов, формирование отчетов, напоминаний о ходе исполнения документов руководителя структурного подразделения, ведение номенклатуры дел и формирование дел структурного подразделения);
● пользователи СЭД (ФО: ознакомление с направленной данному исполнителю корреспонденцией, исполнение направленных поручений и резолюций, подготовка проектов документов, передача проектов документов на согласование и подписание, доработка документов в соответствии с замечаниями);
● администраторы СЭД (ФО: установка и настройка СЭД, создание и удаление записей о пользователях, настройка прав подписи пользователей на отдельные виды документов, обеспечение режима конфиденциальности, устранение возможных неполадок в системе).
Кроме того, надо понимать, что СЭД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое в СЭД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭД, которые участвуют в его подготовке, учете и исполнении. Раздел «Использование электронной цифровой подписи»
Если на предприятии при работе с электронными документами используется или планируется использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), то необходимо также объяснить правила работы с ней. Для выдачи электронных ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть определен порядок работы с удостоверяющим центром (должен быть создан удостоверяющий центр или описан порядок взаимодействия с внешним). Необходимо разъяснить юридическую составляющую ЭЦП, ответственность за попытку подделки и использования чужой электронной цифровой подписи и т. д. Раздел «Правила работы с папками и документами»
В разделе необходимо доходчиво объяснить главные правила работы с паками, файлами и документами в электронном виде, привести рекомендации по использованию папок для хранения документов.
Например:
● количество элементов в папке должно быть не более вместимости одного экрана;
● необходимо осуществлять однотипное именование папок, без пробелов перед названием и с заглавных букв (должны быть приведены примеры для разных типов документов);
● иностранные названия необходимо писать без перевода;
● права доступа к папкам необходимо дать всем пользователям, которым может потребоваться информация по данной теме;
● полный доступ к папке рекомендуется оставлять только автору папки.
Конечно, данные правила могут корректироваться в зависимости от деятельности предприятия, используемых средств работы с электронными документами, ИТ-инфраструктуры и используемой СЭД.
Должен быть описан порядок присвоения номеров документов, и возможности их поиска по реквизит

В данной организации присутствуют такие документы как Должностная инструкция секретаря, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.  Системы электронного документооборота (СЭД) на 6 апреля 2011


ИНСТРУКЦИЯ по организации делопроизводства (электронного документооборота) в мбоу «нош» с.Хову-Аксы.  2.Организация документооборота и исполнения документов.

Изменена Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, в т.ч. в части электронного документооборота. 5 января 2015, 9:24. 5 января 2015


Нормативно правовое регулирование документооборота

В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности  Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация.

Анализ нормативно-правовой и методической базы регулирования электронного документооборота показал, что для полноценного использования электронных документов необходимо дальнейшее

Подробнее...

Архив министерства финансов ссср

АОГУ "Государственный архив Астраханской области". 414040, г. Астрахань, ул. Академика Королева, 39.  Контора Торгбанка подчинена Правлению Торгбанка СССР в Москве. Ведомство: Министерства финансов СССР.

Министерство финансов СССР (Минфин СССР). Министерство финансов СССР имело печать с использованием герба Советского союза[1].

Подробнее...

Институт медиации и права

Задачи Центра медиации и права: Внедрение и развитие института медиации и иных альтернативных методов урегулирования споров в Белгородской области

Аттестация медиаторов продолжается. Председателям судов о медиации. Медиация: от Парижа до Сибири.  20 февраля 2015 года г. Караганда, Казахстан состоится Международная конференция «Медиация - новый правовой институт как средство

Подробнее...

Скачать руководство 1с документооборот 8

Добавлено 1с документооборот 8 корп руководство пользователя. Модерация готова.  Просмотров: 8043. Вы сможете скачать файл через: 14. секунд.

Чтобы скачать ее, порекомендуйте, пожалуйста, эту презентацию своим друзьям в любой соц. сети.  «1С:Документооборот 8». Зачем автоматизировать документооборот?

Подробнее...