Как перейти на электронный документооборот с контрагентом

Переход на электронные счета-фактуры - дело добровольное.  Чтобы перейти на электронный документооборот счетов-фактур, первым делом нужно получить ЭЦП, если ее у вас еще нет (Подпункт "а" п. 2.1 Порядка).

Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели электронные государственные услуги, взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться электронный документооборот. Нормативные основы
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Перед тем как начать подготовку отчета в Пенсионный фонд, необходимо обязательно произвести сверку фамилий, имен и отчеств работников компании и их индивидуальных страховых номеров.
В 2014 году, начиная с 1-го отчетного периода, пенсионный фонд осуществил переход на единую форму отчетной документации. О том как сдать отчет в ПФР без проблем читайте здесь.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.

Как перейти на электронный документооборот. 1. Подключиться к системе электронного документооборота СБИС или Диадок. Зарегистрируйте личный кабинет на СБИС (sbis.ru).

Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена квалифицированная электронная подпись.
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью операторов электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@. Преимущества электронного обмена бухгалтерскими документами
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
За счет использования электронных документов сокращаются расходы организации, связанные с оформлением и доставкой бумажных документов. Снижаются затраты организации на почтовые услуги, различный расходный материал, бумагу, обслуживание печатной офисной техники, на архивацию и хранение бумажных документов.
Исключается двойная работа при утрате документов во время доставки к контрагенту, печати нескольких экземпляров по различным запросам. Сложности нововведения
Технология документооборота. Обмен бумажными документами среди различных организаций и структур понятен, привычен и сформирован годами, электронный обмен документами с поставщиками существует короткий срок и может способствовать появлению некоторых вопросов и неясностей.
Техническая оснащенность организации. Перед введением электронного документооборота в организации необходимо подготовить программные продукты, технику, которые смогут работать с электронной документацией. Также обучить персонал для управления процессом документооборота и работы с программно-техническими средствами.

Электронный документооборот с контрагентами. После принятия в 2011-2012 гг. ряда ключевых документов, регулирующих сферу электронного документооборота (в частности Федерального закона «Об электронной подписи» N 63-ФЗ от 06.04.2011

ЭЦП. Электронный документооборот ввел новую сферу – управление сертификатом электронной подписи. В связи с тем, что срок действия сертификата только один год, необходимо отслеживать эти даты и оформлять новый.
Кроме этого следует контролировать информацию о сертификатах контрагентов, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
Хранение электронных бухгалтерских документов тоже новая сфера деятельности в организации, которая повлечет за собой расширение технического персонала для создания электронных архивов или резервного копирования документов. Виды электронных документов, участвующих в обмене между контрагентами
Организация имеет право создавать в электронном виде почти все учетные документы.
Первичные документы, которые составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью, считаются равными по юридической силе с бумажными документами, подписанными руководителем лично.
По запросам контролирующих органов организации обязаны предоставить бумажные ксерокопии электронных документов.
Федеральная налоговая служба утвердила определенные электронные форматы для счета-фактуры, акта выполненных работ и накладной ТОРГ-12. Они считаются рекомендательными и соответственно, могут не применяться организациями при документообороте.
Но, для того, чтобы избежать различных проблем с налоговой инспекцией при контроле и налогообложении, лучше использовать утвержденный формат.
Прочие учетные документы отправляются контрагентам электронной почтой. При согласовании сторон их можно подписать электронной подписью. Организация электронного документооборота с поставщиками
Перед тем как начать обмен учетными документами в электронном виде с контрагентами, в организации следует определить, в каком порядке он будет производиться.
Необходимо назначить ответственных лиц, внести корректировки в учетную политику и определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы.
Обязательным условием электронного документооборота должно быть заключение между организациями соглашения об обмене документами в электронной форме. Это соглашение необходимо заключить в письменном виде и установить любой срок действия.
Также следует связаться с оператором и обсудить условия, по которым будет реализовываться электронный обмен документами.
Оформить соглашение с оператором электронного документооборота и в любом аккредитованном удостоверяющем центре получить сертификат электронной подписи. Электронная подпись представлена как определенные символы, которые впоследствии присоединяются к электронному документу.
Предприниматель обязан грамотно составлять свою годовую отчетность при УСН, а также делать это своевременно. В процессе составления отчетности тщательно учитываются движение всех материальных средств за отчетный период.
Четыре раза в год организации и индивидуальные предприниматели, в бизнесе которых задействован труд наемных работников, должны представлять расчет РСВ-1. Побробнее о сроках сдачи отчетов в ПФР читайте тут.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.

Екатерина Артемьева, Карина Кассис14 марта 2014 г. 14:43. Об электронном документообороте говорят часто и  В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.


ПАО «ТНС энерго Ярославль» предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот (ЭДО).  Как перейти на электронные документы с использованием системы Диадок

О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).24 октября 2012


Договор ответственного хранения медицинских препаратов

Добавь свою организацию в наш каталог. Договор хранения.  хранения имущества определяется моментом востребования. 2. Вознаграждение хранителя и порядок расчетов.

При этом договор ответственного хранения, хранения на товарном складе и специальные виды хранения предусматривают использование отдельных правил. Договор хранения товара относится к числу реальных договоров.

Подробнее...

Выход из мест лишения свободы

. Особенности административного надзора в отношении лиц, освободившихся из мест лишения свободы условно-досрочно, в отношении которых судом установлены ограниченияили исполнения обязанностей.

26.2. Социально-психологическая реадаптация освобожденных из мест лишения свободы.  2. Формирование специальных установок поведения при подготовке к выходу на свободу.

Подробнее...

Задаток при покупке квартиры в казахстане

Как правильно оформить договор задатка при покупке квартиры? Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Оформление задатка при покупке квартиры. После того как найдена нужная квартира, первым делом следует вовсе не обживаться, а решить один из самых главных вопросов — закрепление своих прав на жилье.

Подробнее...

Диплом государственная поддержка малого предпринимательства

Диплом на тему Государственная поддержка малого бизнеса (на примере Удмуртского Государственного Фонда поддержки малого  Федеральные программы поддержки малого предпринимательства за 1995-2002гг. 13 2.2.

В данном разделе мы вам предлагаем бесплатные материалы, по которым возможно выполнение дипломов, курсовых, рефератов и  В соответствии с федеральным законодательством государственная поддержка малого предпринимательства

Подробнее...