Образец договор хранения документов на бумажном носителе

Ведение и хранение документов.  Образцы документов. Нормативные акты.  Главная > Нормативные акты > Отраслевой стандарт ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях.

Положение о документообороте организации
Утверждено _____________________ "___"__________ ____ г.
Положение о документообороте организации 1. Общие положения 1.1. Настоящее положение о документообороте разработано и утверждено
для применения в ____________________________________ (далее - Положение
(наименование организации)
и Организация).
1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями
Организации.
1.3. За организацию документооборота и контроль исполнения Положения
отвечает _______________________________ (далее - Служба делопроизводства).
(наименование подразделения)
1.4. Положение не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее обособленных подразделениях.
1.6. При разработке Положения учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
- Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи";
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".
1.7. Основные понятия Положения:
- документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;
- производитель документов - лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;
- аудиовизуальная продукция - кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;
- электронные материалы - издания, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;
- материалы исследований - документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (заключения, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, научные разработки, алгоритмы и программы);

Раздел: Образцы документов. Тип документа: Опись.  ¦(документы на бумажном носителе)¦ (Ф.И.О.) ¦ (подпись) ¦.  Передача на хранение уведомлений НПФ, прилагаемых. к ним договоров, а также описи этапов.

- патентные документы - описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;
- программы - программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;
- стандарты - стандарты, технические регламенты, технические условия, оформленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
- комбинированные документы - совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);
- дефектные документы или материалы - документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;
- электронный документ - формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования;
- электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
- учетная система - информационная система, содержащая информацию из правоустанавливающих документов субъектов электронного взаимодействия, на основании которой составляются или выдаются электронные документы;
- инфраструктура документирования информации в электронном виде - совокупность информационно-технологических и организационно-правовых мероприятий, правил и решений, реализуемых в целях придания юридической силы электронным документам;
- доверенная третья сторона - организация, наделенная правом в соответствии с законодательством производителей документов осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи в электронных документах в фиксированный момент времени в отношении составителя и (или) адресата электронного документа;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
- бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
- подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
- копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

Они зафиксированы в «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986, раздел 5), а также в ОСТе 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения.

- документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
- регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;
- экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
- дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;
- служба делопроизводства - структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.
2. Принципы организации документооборота
2.1. Принципы:
- централизация операций по приему и отправке документов;
- распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
- однократность регистрации документов;
- устранение необоснованных согласований проектов документов;
- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
2.2. В документообороте Организации в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
2.3. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
3. Порядок организации документооборота
3.1. Основные процедуры документооборота:
- прием и первичная обработка поступающих документов;
- предварительное рассмотрение документов Службой делопроизводства;
- регистрация поступающих документов;
- рассмотрение документов руководством Организации и доведение документов до исполнителей;
- обработка, исполнение документов, подготовка ответов;
- сокращение количества документов и копий на бумаге, по возможности, замена их электронными;
- регистрация отправляемых документов;
- отправка документов;
- разработка, оформление и регистрация внутренних документов;
- обработка и учет иностранной корреспонденции;
- учет и анализ объемов документооборота.
3.1.1. Прием и первичная обработка поступающих документов.
Прием и обработку поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
а) проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
б) вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие и не подлежащие регистрации
1 ;
в) конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан;
г) выделяет документы, адресованные в структурные подразделения Организации для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
д) документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления в течение ___ часов. В случае поступления документов в нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого рабочего часа следующего рабочего дня;
е) в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства устанавливает их причины, при необходимости связывается с производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним, порчи всего или части документа Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа;
ж) при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба делопроизводства передает такие документы на регистрацию незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, к

Минфин России в письме от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202 указал, что налогоплательщик не обязан хранить документы на бумажном носителе, а  Факсимиле может быть использована только при подписании договора с условием об этом в самом контракте.


Главная Типовые бланки Договор перевозки Образец.  3 Срок хранения электронных архивов - ___ года.  заверенных электронной подписью ЗАКАЗЧИКА, юридически равносильно получению документов на бумажном носителе

1.3. Договор определяет условия и порядок обмена электронными документами (далее -– ЭД) при осуществлении  3.7.2. Срок хранения ЭД должен соответствовать сроку хранения соответствующих документов на бумажных носителях. 9 декабря 2015


Механизм правового регулирования тест с ответами

Четкость и эффективность механизма правового регулирования общественных отношений от правильного толкования норм права и уровня правосознания субъектов правового регулирования.

• организационно-правовым формам.  35. Инструментами государственного финансового регулирования социальных пропорций являются  2. Финансовый механизм. 3. Финансовое право. 4. Финансы как экономическая категория.

Подробнее...

Законы рф как источники гражданского права

Источники гражданского права делятся на правовые акты и обычаи.  Принятие Кодекса не повлекло отмены ранее принятых законов РФ, регулирующих гражданско-правовые отношения.

1.2. Гражданское законодательство. 7. 2. Виды источников гражданского права РФ 13. 2.1. Законы как источники гражданского права. 13. 2.2. Подзаконные нормативные акты

Подробнее...

Можно ли забрать задаток

05:33 pm - ЗАДАТОК: можно ли вернуть? Здравствуйте!  BTW, несколько лет назад, при продаже нашей квартиры, мы себе аналогичный задаток забрали, именно из-за того, что у покупателя не срослось что-то с продажей его недвижимости и ипотекой.

Можно ли вернуть задаток. В 2009 году решила преобрести квартиру,но всю сумму могла отдать только после продажи старой квартиры.Договор как таковой составлен не был. Продавец попросил задаток в размере 5500 долларов

Подробнее...

Запись телефонных разговоров законность россия

Вопрос: может ли запись телефонного разговора рассматриваться в суде, как ИНОЙ Документ (ст 808 ГК РФ), удостоверяющий передачу денег?

Не всегда можно надеяться на то, что телефонный разговор останется в вашей памяти, особенно во время критических ситуаций. Таким образом, вы можете начать запись всех важных разговоров по сотовому телефону и сохранять

Подробнее...