Организация документооборота детского сада

Документооборот в организации.  1С:Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):
Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
Систематизация архива документов.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:
обеспечение документирования управленческой деятельности;
организация работы с документами в учреждении;
совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.
разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

Цель: Данное положение определяет основные правила ведения документооборота в ДОУ.  4. Организация документооборота. 4.1.Обработка входящих и исходящих документов и их передача.

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
Контроль за исполнением документов;
Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:
Руководство теряет целостную картину происходящего.
Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.

VI. Организация документооборота и исполнения документов.  6.1.3. При применении в федеральных органах исполнительной власти электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации31 января 2006

В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями:
средства и правила создания документов,
ведения их электронного архива,
поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.
Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.
Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:
системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа текстов;
системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.
Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:
организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).
От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.
В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.
Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.
В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работ

Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного  в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ).


Организация делопроизводства и документооборота ДОУ. автор. Лукина Лариса Ивановна.  В пособии определены основные аспекты организации делопроизводства и документооборота ДОУ.

6. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете ООО «Рязанская чайная фабрика».  документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей


Конституция утверждала в сша монархический строй

Понятие, принципы и элементы конституционного строя зарубежных стран.  Конституция США 1787 г. состоит из Преамбулы, 7 статей (имеющих деление на разделы) и 27 поправок.  Это – монархическая конституция, но права монарха

На пути к полной победе буржуазного строя в США стояли три препятствия: колониальная зависимость от Англии  Так, прерогативы монархической «ветви» власти, представителями которой выступали губернаторы провинций, были шире, чем

Подробнее...

Постановление главы администрации о защите персональных данных

Постановления » 2012 » Об утверждении Положения о защите персональных данных работников администрации сельского  Распоряжением Главы сельского поселения Тулома Кольского района Мурманской области к работе с персональными

1.4. Положение о защите персональных данных и изменения к нему утверждаются постановлением администрации Путятинского муниципального района.  2. Первый заместитель главы администрации Путятинского муниципального района 2 ноября 2013

Подробнее...

Институт экономики и права смоленск

Если Вы имеете отношение к: МИЭП, Международный институт экономики и права, филиал в г. Смоленске и Вам нужно изменить или добавить новую информацию, обратитесь в тех.поддержку, указав номер документа.

Компании России › Компании Смоленска › Вузы в Смоленске ›. Международный институт экономики и права НОУ ВПО, Смоленск. Написать отзыв.

Подробнее...

Материальная ответственность в тп

Случаи полной материальной ответственности Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях: 1)

ТП КУРС.docx (70.60 Кб) — Открыть, Скачать.  2.1 Материальная ответственность работодателя за нарушение права на труд. Статья 37 Конституции Российской Федерации гласит: труд свободен.

Подробнее...