Инструкция ответственного за электронный документооборот

Новая группа доступа Ответственный за ЭДО (электронный документооборот) объединяет настройки для сообщений СВД и ЭД (см. рис. 32). 8 декабря 2015

" top-personal.ru", 2010, N 2
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: ЗА И ПРОТИВ. СОВЕТЫ БЫВАЛЫХ
- С какими техническими сложностями вам пришлось столкнуться при внедрении электронного документооборота?
Марина Тарасова, руководитель организационно-административной службы, ЗАО "НК" Руснефтехим":
- Российский рынок системы электронного документооборота достаточно молод, ему только минуло 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное развитие обусловлены быстрым ростом потоков информации, а следовательно, и увеличением потока документооборота, неэффективность функционирования которого за счет обмена документами на бумажных носителях была доказана практикой.
Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления. Несмотря на существенное отставание России от западных компаний в этом вопросе, ежегодные темпы роста российского рынка СЭД, по мнению аналитиков, составляют не менее 30%. Однако рынок СЭД продолжает оставаться ненасыщенным, ожидается, что темпы роста рынка СЭД в ближайшие годы сохранятся. Принятие закона об электронной цифровой подписи создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.
Отставание российских компаний в части распространения СЭД, по моему мнению, связано прежде всего со стоимостью, составляющей от нескольких десятков тысяч долларов до нескольких сотен, обременительной для огромного ряда компаний мелкого и среднего бизнеса. При планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Сложность поставленной задачи идет вразрез с финансовыми возможностями компаний мелкого и среднего бизнеса, которым нужны недорогие системы. Итак, первым неоспоримым фактом, создающим определенные сложности на пути внедрения системы электронного документооборота, является более чем серьезная материальная составляющая.
Кроме того, доминанта бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Как таковых технических сложностей со стороны разработчиков СЭД на этапе внедрения пилотного проекта в компаниях мелкого и среднего бизнеса не должно возникать вообще, т. к. разработчик всегда готов к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Возможны практически любые доработки в зависимости от направлений бизнеса, видения заказчиком проблемы, вносимых им предложений.

(город/населенный пункт). ПРИКАЗ №. О назначении лица, ответственного за электронный документооборот с использованием электронной подписи Во исполнение ст. 14 п. 3 Федерального закона от 06.04.2011

Возникают, скорее, трудности иного порядка - вопрос организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД. Здесь важным моментом является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой - сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.
Серьезным камнем преткновения является человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени "охвата" всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается прежде всего людей старшего поколения. Чаще данной реакции подвержены ввиду сложностей, скорее, психологического характера, определенного неприятия нововведений, нежелания учиться чему-то, осваивать новые компьютерные программы. Следует заметить, что эти "фобии", обусловленные боязнью не справиться, не осилить, а в результате оказаться за бортом, не имеют под собой никаких оснований.
Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное - время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапах подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.
Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Более того, несмотря на то что их обучение характеризуется более длительными временными и трудовыми затратами, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно.
С проблемой подобного рода мне приходилось сталкиваться неоднократно. Могу сказать, что профессиональная работа в СЭД сотрудника, который в силу возрастных особенностей еще несколько месяцев назад не имел представления о компьютерах, не только поднимает его авторитет в глазах коллег, но и повышает самооценку, а как результат - и самоотдачу.

да напишите сами, тут ничего сложного В связи с необходимостью отпимизации условий труда ПРИКАЗЫВАЮ Назначить ответственным за электронный документооборот ООО "Ромашка" Иванова Ивана Ивановича.

Кроме того, существует еще одна грань человеческого фактора в виде отдельных представителей руководящего состава. Если в первом случае при необходимости весьма действенным может оказаться директивный метод воздействия на сотрудников, то в случае с консервативно настроенным руководством приходится действовать с большой долей осторожности, применяя методы убеждения и индивидуального подхода. В этом случае на помощь приходят секретари и помощники, обычно адекватно реагирующие на нововведения, принимающие на себя первый удар. Постепенно и руководители включаются в круг пользователей СЭД. Начиная с несложных операций, например пользования личным почтовым ящиком, позже начинают действовать с определенной долей активности, постепенно расширяя круг своих навыков по освоению и использованию программного продукта.
Еще одной проблемой на пути становления СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Необходимо более осознанное понимание того, что, прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, есть еще один неоспоримый факт - формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что весьма положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.
Что касается крупных предприятий - государственных структур, банков и т. п., то их технические проблемы связаны прежде всего: с серьезной региональной сетевой разветвленностью; территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний друг от друга; многоступенчатыми схемами управления и организационных структур; большими объемами документооборота; повышенными требованиями ограничения несанкционированного доступа.
Для примера могу привести недавнюю ситуацию, сложившуюся в одной из государственных структур, когда однозначные плюсы внедрения СЭД по своевременной и адресной доставке стали одной огромной общей проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации.
Первой причиной возникновения проблемы стало отсутствие возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно в качестве почтового ящика, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было прежде всего с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей-сертификатов ЭЦП (электронно-цифровой подписи). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а в тысячи раз, насчитывая миллионы документов в год. При этом, заметьте, штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, осталась без изменений.
Свою роль, как ни странно, видимо, сыграл и тот факт, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой усушки-утруски. Где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т. п., что не удивительно, учитывая размеры страны.
Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени - 1 - 2 минуты. Не только люди, но и серверы не справлялись. База не выдерживала, она не просто "подвисала" на каждой операции, процесс обработки документов превратился в пытку ввиду отсутствия самого главного приоритета СЭД - скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.
Не спасал даже тот факт, что работу по внедрению возглавил руководитель, одержимый идеей СЭД, возглавивший эту работу еще на нулевом цикле, разбирающийся во всех ее тонкостях, сложностях, функциональном многообразии. Именно ей (руководителю) пришла в голову идея (как и множество других оперативных решений) деления базы сначала на 2 полугодовые части, потом на 4 квартальные, позже - ежемесячные. Идея возникла не от хорошей жизни, скорее, от безысходности. Пока разработчики бились над глобальным решением данной проблемы, специалисты заказчика находили собственные конкретные решения. Можно себе представить, в каком аврале работали люди, пока не был разрешен обмен документами напрямую, минуя лишнее звено в этой цепочке. Только после этого начался нормальный рабочий, а не "авральный" процесс.
Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозир

Приказ образец о назначении ответственного за документооборот.  22 сент. 2012 г. – Файл: Образец приказ о назначении ответственного за систему абонентов системы электронного документооборота (СЭД) в .


О назначении ответственного за электронный документооборот. 25.02.2014 sap Распоряжения Комментарии отключены.

О назначении лиц, уполномоченных осуществлять электронный документооборот с УФК по Республике Коми.  Назначить ответственных сотрудников для работы в АРМ СУФД без использования ЭЦП


Образец задатка за дом и земельный участок

И о вас обязательно вспомнят. круто,меня назвали сволочью и ненормальной,лишь из за того,что я сидела на лавочке возле дома и слушала музыку. Жду воскресенье) Свадьба у лучшей подруги все таки ;3<br / RT.

Ну что же, потери могут быть значительно больше, чем то, что Вы пытаетесь сэкономить. Образец расписки в получении задатка за дом и земельный участок Агент предложил нам оставить задаток так как якобы по участку звонило много

Подробнее...

Защита чести и достоинства президента

© Исаков В.Б., Парламентский дневник-1990, 1995-2012 ДОКУМЕНТ СОЮЗ СОВЕТСКИХ СОЦИАЛИСТИЧЕСКИХ РЕСПУБЛИК ЗАКОН О защите чести и достоинства Президента СССР Признавая недопустимость нанесения ущерба чести

Отражение вопросов защиты чести и достоинства граждан Российской Федерации в ежегодном послании Президента Российской Федерации Федеральному собранию Российской Федерации и в докладах высших должностных лиц государства.

Подробнее...

Истечение срока давности административного правонарушения пдд

Имеет ли срок давности административные правонарушения в области дорожного движения.  Административное дело поступило в суд из прокуратуры после истечения сроков давности.

После истечения срока давности вопрос об административной ответственности, в том числе о наличии либо отсутствии состава административного правонарушения в действиях привлекаемого лица, обсуждаться не может

Подробнее...

Министерство финансов ингушетии официальный сайт

Официальный сайт Республики Ингушетия.  Финансы и кредит. Министерство образования РИ. Есть приказы минфина ингушетии на : Аушева А.З. и Могушкову Е.Т.

Структура. Отчетность об исполнении Федерального бюджета РФ. Нормативные и методические материалы. Финансовая информация.

Подробнее...