План внедрения документооборота в ms project

План Внедрения СЭД - обзор doc-online. «Поликом Про» продвинула IBM На  ООО «Баштеплосбыт» продолжает автоматизацию документооборота при помощи

12 типовых рисков внедрения системы электронного документооборота и способы их минимизации
Внедрение любой информационной системы, как и экспедиция на северный полюс, безусловно, делает нас героями. Цветы, фейерверки, слёзы радости, медали и подарки – всё это ждёт каждого героя в конце захватывающего приключения. Вот внедрим и ух как будет всё круто! Светлое будущее, так сказать. И мы почти к этому готовы, только вот… Хотелось бы попасть в герои без проявления самоотверженного героизма, а просто сидя в удобном кресле, руководя умными, работящими и ответственными работниками, и обязательно без лишних затрат денег, времени и нервов. И как это возможно?
Итак, рассмотрим как стать героями внедрений без риска для жизни, здоровья и карьеры.
Пора в путь-дорогу
В начале любой экспедиции важно точно знать: куда идём? Сходу ответ прост – на северный полюс же! Но надо также знать – какие координаты конечной точки? Какой там климат и погодные условия? А сколько там белых медведей? И прочее, прочее, прочее.
Первый очень распространённый риск при внедрении системы электронного документооборота (далее – СЭД) – отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта. Следствием этого риска является отсутствие понимания, каких результатов ожидать от проекта, какие его показатели считать успешными. Если не можем сформулировать, что хотим получить от СЭД, то невозможно будет и чётко спланировать проект: его этапы, необходимые ресурсы, показатели качества, ожидаемый результат.
Цель «просто внедрить СЭД» не корректна. Она должна определять, какие стратегические задачи или проблемы хотим решить с помощью данного проекта. Исходя из проставленной цели, формулируются задачи проекта.
Так, если цель – снизить риски от потерь документов, организовать хранилище корпоративных документов, то задачей проекта будет внедрение электронного архива. Если перед компанией стоит стратегически более масштабная цель – повысить качество управления компанией, то задачей проекта по внедрению СЭД будет автоматизация всех процессов документооборота, что позволит обеспечить их прозрачность и управляемость, контроль исполнения, повышение исполнительской дисциплины.
Именно конкретная формулировка целей и задач позволит правильно спланировать сроки и ресурсы проекта, выбрать подходящую систему, а также критерии оценки успешности проекта. Правильная постановка целей и задач также поможет определить и границы проекта – перечень бизнес-процессов, которые будут автоматизированы, а также глубину планируемых изменений.

подразделений ООО «Мостострой-12» 11.11.2015 5 тарифных планов DirectumRX.  Но чтобы сделать оптимальный выбор для внедрения документооборота

Командовать парадом буду я!
В первую очередь в любой экспедиции все участники должны знать кто главный. Нужен строгий взгляд, взвешенные и справедливые решения, непоколебимый дух и стремление к победе.
Одним из первых важных шагов должен быть выбор руководителя проекта. Руководитель проекта должен иметь достаточно высокий статус, что позволит ему решать оперативные вопросы в ходе проекта. Важным требованием к руководителю проекта является хорошее знание предметной области – делопроизводства и документооборота.
Команда проекта не должна формироваться по принципу «кто меньше занят, тот и будет представителем от подразделения». Это должна быть команда профессионалов, глубоко знающих предметную область и понимающих необходимость изменений. Конечно, при подборе команды желательно учитывать и человеческие взаимоотношения, личную совместимость участников.
Поскольку подбор команды проекта – отдельная тема, здесь лишь перечислим распространённые риски, связанные с руководством проекта.
Руководитель проекта должен осуществлять тесную связь с высшим руководителем предприятия, чтобы постараться избежать риска недостаточного внимания высшего руководства к проекту. Нередки случаи, когда руководитель компании воспоминает о проекте, только подписывая растущие счета на его ведение. Следствием такого пренебрежения становится пассивность линейных руководителей и простых сотрудников.
Одной из важных составляющих успешного проекта является личная заинтересованность и поддержка высшего руководства. Понятно, что только проект, интересный руководителю, может быть воплощён в жизнь. При этом заинтересованность не должна ограничиваться подписанием приказа о внедрении СЭД, руководитель должен личным примером воодушевлять подчинённых, поддерживать проект и команду своим авторитетом, оказывать помощь в решении конфликтов, вопросов по обеспечению ресурсами, структурным изменениям.
Для этого потребуется:
проведение внутреннего маркетинга по разъяснению руководству организации преимущества применения системы взамен существующей технологии;
специальные курсы по обучению руководства работе с системой;
создание дружелюбной и доброжелательной технической поддержки в период внедрения системы и проведения опытной эксплуатации.
Отсутствие уважения и доверия к внешним консультантам – ещё одно препятствие на пути успешного проекта. Это можно наблюдать, когда на автоматизируемом предприятии слишком много ответственности возлагают на внешних специалистов, не поддерживая их авторитетом местного руководства, особенно, если в компании уже были неудачные попытки внедрять какую-либо систему или методику.

План внедрения и оценка эффекта внедрения документооборота. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ.

Для минимизации такого риска необходимо не только оказать консультантам поддержку руководства, но и показать команде внедрения их опыт по реализации проектов аналогичного класса, рассказать про их методологическую и нормативную базу внедрения и пр.
Настоящие герои всегда идут в обход!
Итак, куда и с кем идём – определились. Теперь нужно разработать маршрут и решить, что брать с собой. Хотим дёшево или быстро? Самолётом или на собачьей упряжке? А тёплую шубу, сухари, карту и компас взяли?
Недостаточное планирование – ещё один существенный риск, который возникает на начальной стадии проекта. Он ведёт к тому, что отсутствует или не работает система контроля выполнения работ и сроков реализации этапов проекта.
Для минимизации данного риска нужно провести тщательное информационное обследование. Оно помогает выявить наиболее проблемные зоны и ключевые точки, определить участников и потребителей результатов процессов, собрать материал для оценки трудоёмкости доработок и перспектив внедрения системы. Анализ объёма документооборота, важность различных видов документов, ресурсоёмкость каждого из этапов работы с документами помогут правильно составить график внедрения системы, при котором эффект будет максимальным.
На стадии планирования проекта необходимо определить, какие ресурсы понадобятся для проекта: технические, временные, кадровые, а также какие навыки потребуются участникам проекта. Если работников с нужной квалификацией нет, необходимо заранее позаботиться об их обучении.
Нагрузка по проекту, как правило, является дополнительной для вовлечённых в него работников компании, поэтому для повышения заинтересованности следует продумать схему мотивации, предусмотреть мотивационный фонд.
Недостаточное исследование потребностей компании может привести к тому, что на стадии внедрения или уже эксплуатации выяснится, что функциональность системы не соответствует ожиданиям: не поддерживает требуемые сценарии работы, не предоставляет нужную функциональность, или, наоборот, является слишком сложной, при этом в реальной работе используется минимум возможностей.
Во многом успех проекта, а также дальнейшего использования СЭД зависит от того, насколько правильно была выбрана система, адекватны ли её возможности задачам, стоящим перед компанией. Неудачный выбор системы – это не только финансовые потери, но и подрыв доверия персонала к инновациям, решениям руководства. Поэтому к выбору системы нужно подойти очень тщательно.
Определившись с выбором системы, следует оценить соответствие инфраструктуры требованиям СЭД, и, если это необходимо, провести замену или закупку оборудования, чтобы избежать технологических рисков. Технологические риски проявляются в том, что IT-инфраструктура предприятия может оказаться неготовой к новым методам работы, что приведёт к низкой работоспособности системы, зависанию, сбоям и пр., а длительная работа с документами за устаревшими мониторами будет утомительной и даже вредной для сотрудников.
Что за шум, а драки нет?
В любой экспедиции практически невозможно избежать конфликтов. В стрессовых ситуациях и суровых условиях человеку не до любезностей – возрастает чувствительность, агрессивность, раздражительность и другие разнообразные эмоции. Поэтому в дорогу запасаемся словарём по психологии и учебником по конфликтологии.
Следующий возможный риск – несогласованность действий участников внедрения в процессе выполнения работ. Особенно высок этот риск, если в проекте участвуют несколько сторон, например, компания-заказчик, компания-исполнитель, соисполнители.
Так, нередки разногласия между IT-службой, предметными специалистами и службой документационного обеспечения управления, которые по-разному видят способы достижения целей проекта, смотрят на предмет автоматизации под разными углами зрения, обладают разной степенью готовности к изменениям.
Чтобы минимизировать данный риск необходимо:
согласовывать со всеми сторонами план управления проектом, планы-графики, и следить за исполнением работ в строгом соответствии с ними;
своевременно привлекать и назначать участников, ответственных за успешное выполнение работ по проекту, соответствующих по составу и квалификации проводимым работам и наделённых соответствующими полномочиями;
проводить регулярные совещания рабочей группы, созданной для реализации проекта внедрения.
Затруднит работу всей команды по внедрению СЭД отсутствие нормативной базы, так как при отсутствии чётких правил работы, единых регламентов документооборота невозможны согласованные действия участников команды.
Грамотное и аккуратное документирование – важная составляющая часть успешного проекта. Во-первых, это подготовка проектных документов: устава, плана управления проектом, планов-графиков и др.
В этих документах должны быть чётко прописаны цели и задачи проекта, состав участников, ответственность, порядок взаимоотношений, зафиксированы требования к системе. Это позволит мини

с методологией внедрения электронного документооборота: Разработана  06 ноября 2012 г. Автоматизировано – 220 рабочих мест СОВМЕСТНЫЕ ПЛАНЫ


Intelligent Enterprise: Каковы предпосылки внедрения системы электронного документооборота в вашей компании?

14. Разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней  Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones)


Место совершения преступления при загрязнении вод

Загрязнение морской среды: Местом совершения преступления является морская среда: внутренние моря РФ, территориальное море, открытое море.  Ответственность законом предусмотрена с 16 лет. Статья 250. Загрязнение вод.

1.Уголовная ответственность за загрязнение вод. Основным непосредственным объектом данного преступления являются общественные отношения  В некоторых случаях важное значение приобретает и место совершения преступного деяния.

Подробнее...

Формы источники права презентация

Здесь Вы можете скачать готовую презентацию на тему Нормы права и его источники.  (исходящего от государства) права Источник позитивного(исходящего от государства) права – Это форма выражения государственной воли, направленной на

1. Общая характеристика форм (источников) права 2. Правовой обычай как форма (источник) права 3. Правовой прецедент 4. Правовая доктрина как источник права 5. Нормативный договор 6

Подробнее...

Если нарушен коллективный договор

К сожалению, практика заключения коллективных договоров выявила и негативные явления. В некоторых коллективных договорах предусматриваются положения, прямо нарушающие законодательство о труде.

Если нарушение коллективного договора отразилось на ваших личных интерсах вы имеете право обратиться в суд.

Подробнее...

Компания центр микрофинансирования

Компания ООО«ЦЕНТР МИКРОФИНАНСИРОВАНИЯ Г.НОВОУРАЛЬСК» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД

Справка Группа компаний «Центр микрофинансирования» была создана в 2002 году, включает около 100 юрлиц в более чем 300 городах страны

Подробнее...