Порядок учета и хранения договоров

8 Регистрация, хранение и доступ к договорам 8.1 Регистрацию и хранение всех первых экземпляров договоров, заключаемых в порядке  договоров УДО Редакция 3 ПЛ ЦИПК 022-2012 Приложение 2 Журна л уче та дого воров Форма журнала учета

Автоюристы в Новосибирске Антиколлекторское агентство Банкротство организации Выдан исполнительный лист изменился юридический адрес Дорожный налог Новосибирск Жемчужина краснообска Индивидуальное строительство Исполнительный орган ООО Как истребовать дебиторскую задолженность? Как понять служат наименованиями? Кредит на тендер Материнский капитал по договору цессии Медиация Новосибирск Налог при продаже построенного дома Ноаик Новосибирск Новосибирск агентство недвижимости жилфонд ООО альтернатива Новосибирск Общедомовые счетчики Перепланировка Новосибирск Перечень льгот по потере кормильца Подъемные сиротам Представительство в суде в Новосибирске Претензионная работа Просрочка транспортного налога Смена названия организации Страховые споры Чкаловские дачи Юридические семинары в Новосибирске Юридический бизнес в России Юридический перевод
Практические советы по организации договорной работы на предприятии Автор: КЦ Правосибирск
Договорная работа в организации – это деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением.
Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы. Этой теме будет посвящена данная статья.
1. Создание проекта
Как известно, договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
И прежде всего, необходимо определиться, зачем нужен организации конкретный договор. Для каких целей он предназначается? Какие правоотношения будет регулировать? С кем и для чего будет заключаться? И что организация получит в результате его исполнения?
И если с видом договора определиться достаточно просто, то какие условия предусмотреть и как изложить эти самые условия, дабы обезопасить собственную организацию от множества различных рисков – финансовых, налоговых, правовых? Эта задача само собой падает на плечи юриста. Тем не менее, возлагать всю ответственность по разработке договора на одного, даже весьма квалифицированного человека, неразумно. В этом процессе должны участвовать и руководители (если конечно речь не идет о типовых, давно разработанных и много раз отработанных договорах), и экономисты, и бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отдел логистики, коммерсанты и даже служба безопасности.

Кадровое делопроизводство", 2009, N 1 Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам.  Кадровое делопроизводство: Прием на работу; Трудовой договор; Военно-учетный стол.

Задача юриста – грамотно изложить условия договора, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и другими нормативно правовыми актами и собственно координировать процесс работы над договором. А вот содержание этих условий должен озвучить ответственный исполнитель – лицо, непосредственно заинтересованное в создании и исполнении данного договора. Весьма целесообразно будет поручить ему же (ответственному исполнителю) полностью отслеживать ход работы над договором, как на стадии создания – согласования, так и на стадии исполнения, включая действия по поиску контрагента. Разумеется, что инициатором договора выступит та служба, которой понадобился договор, а ответственным исполнителем (ОИ) будет либо руководитель этой службы, либо его непосредственный подчиненный, назначенный исполнять такие функции.
Итак, ОИ обращается в юридический отдел (юристу) организации с пожеланием подготовить проект договора. Причем именно проект, а не сам договор, так как до момента окончательного согласования и подписания сторонами, такой документ договором называть, мягко говоря, некорректно! Лучше всего, если пожелание ОИ будет оформлено в виде заявки, где четко и максимально подробно будут расписаны необходимые требования – что надо, кому, зачем, по какой цене, в какие сроки, какой датой все это мы делаем и собственно на какой срок…
Далее юридический отдел приступает к подготовке (разработке, написанию) проекта договора.
При наличии замечаний в предоставленном контрагенте варианте проекта договора юрист организации осуществляет его экспертизу, с подготовкой, в случае необходимости, протокола разногласий. После осуществления указанных действий юрист передает документ с листом согласования ОИ.
Отдельно хотелось бы оговорить следующий момент. Для того, чтобы процесс организации договорной работы действительно был налажен и четко работал, стоит подумать о разработке такого внутреннего документа как Регламент (Положение) по работе с договорами. В этом документе надо предусмотреть порядок прохождения договором всех этапов с момента создания и до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации, куда договору надлежит попасть до полного утверждения его окончательной редакции. Также, неплохо указать каким образом регистрируются и хранятся договоры.

от 25 июня 2002 г. N 371. Об утверждении положения о порядке. Подготовки, учета и хранения договоров. Администрации ненецкого автономного округа.

2. Согласование условий
Чтобы порядок согласования договоров не стал ни для кого неким неопределенным понятием, следует оформить Маршрутную карту движения договора и разослать (принести, передать, повесить на стенку у рабочего места) всем сотрудникам организации.
В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, отдел закупа, руководитель направления и, естественно, юристы. Итоговое одобрение договор получает у первого лица организации – непосредственного руководителя, к которому договор поступает после всех предварительных рассмотрений.
В зависимости от вида договора допускается применение так называемого упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно.
Если у служб возникают замечаний к договору, об этом делается отметка в листе согласования и заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб, ОИ передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ОИ.
По завершению процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.
3. Регистрация и хранение договоров
На сегодняшний день на российском рынке существует масса программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота, как в коммерческих организациях, так и в учреждениях бюджетного сектора. Многие из них способны быть настроены и адаптированы под специфику конкретной организации.
Такие программы предназначены решать массу задач:
• Сокращать время на выполнение рутинных операций.
• Сделать деловые коммуникации более организованными и эффективными.
• Максимально упростить процедуру подготовки стандартных отчетов о движении документов.
• Регистрировать входящие и исходящие документы, обеспечивая их просмотр и редактирование.
• Контролировать документы в режиме реального времени, в том числе через Интернет.
• Снижать риск утечки информации, обеспечивая централизованное безопасное хранение документов.
• И многие другие.
Плюсов у таких программных продуктов бесспорно больше чем минусов, однако, основной их недостаток – это цена. Удовольствие наладить работу организации на современном, цивилизованном уровне стоит недешево, поэтому многие руководители организаций предпочитают вести документооборот, что называется, «на коленке».
И поскольку тех, кому по какой-либо причине приходится отказываться от благ прогресса, все еще великое множество, нам обязательно стоит поговорить о том, как с помощью «подручных средств» организовать и максимально эффективно наладить процесс регистрации и хранения документов.
Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу (помощнику юриста).
Создать электронную версию «Журнала регистрации договоров» достаточно легко, используя повсеместно распространенные средства Microsoft Windows (файл Excel). Такая программа должна содержать информацию о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). Сюда же вносится информация о заключенном договоре. В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений – неотъемлемых частей договора.
Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х-Х/Х).
Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс, обозначаемый, к примеру, арабскими цифрами:
- Купля-продажа - 01;
- Поставка - 02;
- Услуги - 03 (реклама, страхование и др.);
- Аренда - 04;
- Подряд, в т. ч., строительный - 05;
- Перевозка, транспортная экспедиция - 06;
- Заем, кредит, ипотека, банковский счет - 07;
- Поручение, комиссия, агентирование - 08.
И наконец, оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках-регистраторах в юридическом отделе организации. Папки-регистраторы с оригиналами договоров формируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке. К каждой папке-регистратору должна быть приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле (мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору. Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других ра

15 Декабря 2014 Порядок учета и хранения трудовых книжек.  Договор хранения. Договоры безвозмездного пользования. Отношения наследования.


Архив.>Делопроизводство>Порядок оформления, согласования, подписания, учета и хранения договоров в Банке (документ).

Положение о порядке подготовки, согласования, подписания, учета и хранения договоров, а также контроля за их исполнением. 1. Общие положения. 2. Подготовка договора и его согласование.15 мая 2009


Электронный документооборот в таможенных органах

Таможня и РЖД организуют электронный документооборот.  – Между таможенными органами и подразделениями ОАО «РЖД» организовано представление предварительной информации в электронном виде.

Студенту Материально-техническое обеспечение и оснащенность Электронная библиотека БИ СГУ СВЕДЕНИЯ ОБ ИНСТИТУТЕ.  Основы документооборота в таможенных органах. 1. Цель освоения дисциплины.

Подробнее...

Межотраслевая кодификация международного частного права рф

Понятие и предмет международного частного права, Методы регулирования в  В законодательстве РФ, регулирующем отношения в сфере МЧП, следует выделить  В российском праве произведена межотраслевая кодификация: в ГК, СК, КТМ, ГПК и

Правовые пробелы кодификации законодательства РФ в сфере  Кодификация международного права как фактор обеспечения  К. М. Беликова: Правовое регулирование торгового оборота и кодификация частного

Подробнее...

Отдел поддержки малого и среднего предпринимательства

Администрации Сальского района в отделе экономического развития и поддержки предпринимательства, ГУ «Центре  Сообщите Вашу информацию о фактах коррупции в сфере малого и среднего предпринимательства по тел. (86372) 5-12-39.

Тема 3. Понятия, используемые в деятельности по государственной поддержке малого и среднего бизнеса. Согласно Федеральному закону «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 г

Подробнее...

Докладная записка о рукоприкладстве сотрудника

По инициативе работника докладная (служебная) записка составляется для принятия определенного решения должностным лицом, которому она адресована.

Докладная записка составляется для информирования руководства предприятия или структурного подразделения о произошедшей ситуации, о некоторых фактах и прочее. Она побуждает принять определенное решение в отношении сотрудника.

Подробнее...