Приказ о ведении документооборота образец

МДС 12-37.2007 Рекомендации по ведению документооборота в строительной организации.  Наименование вида документа (ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.) выделяют полужирным шрифтом и печатают по центру.

Статья была опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2 (134) февраль 2014.
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
В любой компании, независимо от организационно-правовой формы, ежедневно в процессе оперативной деятельности создаются десятки, сотни и даже тысячи документов различных видов: исходящие письма, приказы по основной или административно-хозяйственной деятельности, распоряжения руководства, протоколы оперативных совещаний или заседаний совета директоров, а также договоры, счета, счета-фактуры и др.
Документооборот с момента регистрации юридического лица и до момента его закрытия (а зачастую – и после) имеет ключевое значение для полноценной работы компании. Профессионально организованная система документооборота в организации позволяет управлять информацией, иметь доступ к истории любого интересующего вопроса, осуществлять контроль за работой отдельных сотрудников или целых подразделений, а также поддерживать управленческую деятельность, подтверждая принятые на предприятии решения, отслеживая ход их выполнения и фиксируя результаты.
Делопроизводитель – «информационный фильтр» организации
Одна из главных задач делопроизводителя * – организовать систему делопроизводства и нести ответственность за доверенный ему участок работы. Напомним, что делопроизводитель, как правило, осуществляет регистрацию и хранение таких документов, как исходящие и входящие письма, приказы по основной деятельности, распоряжения, протоколы оперативных совещаний, а также, по поручению руководителя, иных виды документов, которые не переданы в ведение специализированных отделов. На первый взгляд делопроизводитель в лице секретаря или помощника руководителя имеет весьма опосредованное отношение к тем документам, которые издают сотрудники компании или ее структурные подразделения. Но на самом деле это не совсем так.
Работа секретаря-делопроизводителя часто недооценивается сотрудниками организации. Как правило, это связано с тем, что законодательно в нашей стране не предусмотрена административная или иная ответственность за нарушение правил ведения делопроизводства и организации документооборота. Действующие в стране методические документы и стандарты носят рекомендательный характер и не содержат информацию о мерах ответственности за их неисполнение. Однако стоит помнить о том, что халатное отношение к документам, их оформлению, изданию, хранению, регистрации может привести к неприятным последствиям. К примеру, при утере письма или документа возникает необходимость его повторного составления, согласования, подписания, что влечет за собой существенные временные потери. Своевременно не зарегистрированное письмо или уведомление государственных органов и служб (к примеру, от налоговой инспекции) может привести к срыву сроков предоставления запрашиваемых документов, а в некоторых случаях – штрафам и пеням.

Регламент О ведении документооборота Службой секретариата. I. Общие положения. … 2.1.1. Подготовка и оформление документов и/или проектов документов (ПРИКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИЙ) для утверждения 3 сентября 2013

Как правило, при возникновении проблем, связанных с неверным оформлением документов, неправильным хранением архивов, утере важных для компании документов претензии руководства адресуются именно к ответственным за делопроизводство. Однако делопроизводитель зачастую не имеет возможности отследить каждый документ, проверить его надлежащее оформление, зарегистрировать соответствующим образом, поскольку нередко составителями и исполнителями различных видов документов являются другие сотрудники организации. Делопроизводитель – это своего рода «информационный фильтр» организации: через него проходит большинство документов компании, переписка с партнерами и контрагентами; именно к нему обращается как руководитель, так и сотрудники, когда возникает необходимость найти какой-то документ, просмотреть историю переписки, проверить дату поступления или отправки тех или иных документов. Каждый из отделов компании в процессе своей деятельности создает определенный круг документов. Так, отдел кадров ведет кадровое делопроизводство в соответствии с трудовым законодательством, оформляет различные виды кадровых документов на утвержденных бланках, ведет собственную нумерацию исходящих документов и руководствуется законодательными и нормативными актами, действующими в данной области делопроизводства. Финансовый отдел руководствуется принятыми в Российской Федерации законами и законодательными актами в области бухгалтерского учета, ведет учет финансовых документов (счетов, счетов-фактур, накладных). Юридический отдел отвечает за оформление, регистрацию, хранение и архивирование всех видов юридических документов (договоров, соглашений, претензий, протоколов заседаний учредителей и др.).
Делопроизводителю не обязательно знать законодательную и нормативную базу, которой руководствуется каждый из отделов организации, однако необходимо учитывать особенности документооборота отделов для организации системы делопроизводства на предприятии и согласовать внутренний регламентирующий документ (инструкцию по делопроизводству, положение о делопроизводстве) со всеми отделами организации.

1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение  Приказ подписывается директором Организации или уполномоченным им лицом.  6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 6.1.

Важный документ или «лишняя бумажка»?
При организации системы документооборота и разработке Положения о делопроизводстве в организации необходимо заручиться всесторонней поддержкой юридической службы.
Основными задачами юридической службы являются:
укрепление законности в деятельности организации;
анализ документов и решений, принятых в организации, на предмет соответствия тем или иным законодательным актам;
защита прав и законных интересов предприятия и работающих в нем сотрудников.
Практика показывает, что взаимодействие юриста и помощника руководителя, выполняющего обязанности делопроизводителя, не всегда является эффективным. Зачастую причина этого – постоянная занятость юриста и выполнение им «более важных» задач, нежели согласование переданного ему письма, приказа, Положения о делопроизводстве или пакета документов для отправки контрагенту.
Если роль делопроизводства недооценивается юристом организации, необходимо напомнить ему о том, что если делопроизводство в организации систематизировано и регламентировано на всех уровнях, то следовать установленному порядку должна и юридическая служба. Один из аргументов в таком разговоре может быть таким: «Я исполняю поручение своего руководителя, который считает необходимым стандартизировать документы, создать единую систему документооборота и прописать принципы ведения делопроизводства.
В некоторых случаях юристы ссылаются на то, что это «лишние бумажки, которые только осложняют работу», однако здесь нужно помнить о том, что внутренний документ компании, подписанный первым лицом, является обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации. Кстати, причиной нежелания сотрудников организации согласовывать пункты Положения о делопроизводстве часто является тот факт, что введение такого документа добавляет ответственности и требует повышенного внимания при оформлении и подготовке документов.
Между тем Положение о делопроизводстве и контроль за его исполнением со стороны делопроизводителя дает юридической службе гарантию того, что ни один документ не покинет стены офиса до тех пор, пока не будет надлежащим образом согласован и утвержден. Кроме того, на самом деле документ позволит в дальнейшем экономить время, поскольку четко прописанный регламент согласования документов с указанием сроков освободит юриста от лишних и несвоевременных вопросов, с которыми часто обращаются сотрудники организации.
Не всегда процесс разработки и утверждения данного положения проходит легко, поскольку требуется тщательный анализ документов и процессов документооборота в организации. Однако в будущем наличие такого документа и его исполнение существенно облегчит делопроизводителю контроль за ведением делопроизводства и документооборота, а сотрудникам отделов – подготовку и оформление документов.
Нормативная база
Несмотря на то что законодательно закрепленных, обязательных к исполнению требований к ведению делопроизводства нет, существует ряд документов, на которые необходимо опираться при организации системы делопроизводства и которые составляют нормативно-методическую базу делопроизводства. И хотя некоторые из них утратили силу, из них также можно почерпнуть полезную информацию.
■ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является важнейшим нормативным документом для оформления деловой корреспонденции, документации, который отражает в том числе требования к оформлению управленческих документов. Стоит отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 является единственным государственным стандартом по оформлению организационно-распорядительной документации и носит рекомендательный характер.
■ Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536; утратила силу). Она может быть взята за основу для разработки положения или инструкции по делопроизводству в организации (например, можно использовать основную структуру и обязательные пункты Типовой инструкции и привести ее в соответствие с особенностями ведения делопроизводства в конкретной организации).
■ Рекомендации по ведению делопроизводства в организации (утверждены заместителем руководителя Росархива 31.12.2003) могут служить методическим пособием для составления или совершенствования уже имеющихся инструкций по делопроизводству (документационному обеспечению управления) организаций независимо от масштабов и направлений их деятельности, численности персонала, форм собственности и подчиненности.
■ Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) могут быть полезны для разработки номенклатуры дел организации, поскольку в них отражены основные требования, предъявляемые к номенклатуре дел. Номенклатура дел используется для формирования и передачи дел

О назначении лиц, ответственных за ведение электронного документооборота в Госадмтехнадзоре Московской области.  А.А. Филиппов. Приложение к Приказу от 21 марта 2013 года № 14-ПР-О Список.21 марта 2013


УТВЕРЖДЕНЫ Приказом № 3 директора ЗАО «Медицинский центр «Миасский»» А.Е. Абрамкиным 15 ноября 2010 года. Правила документооборота и контроля системы ведения реестра именных ценных бумаг.

Здраствуете, срочно нужен приказ о документообороте. т.е. в котором оговорены сроки сдачи заявлений,графиков, и пр. документов в  ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить отвественными за ведение табельного учета: 1.1. В отделе А Петрову А.И. 1.2.


Роль законности и правопорядка в жизни общества

Их роль в жизни общества → Значение законности и правопорядка в современном обществе. Принятие государством законов и подзаконных нормативных актов еще не обеспечивает того, что содержащиеся в них нормы права будут реализованы

Роль законности в жизни общества неразрывно связана с ролью права и правопорядка.  Законность и правопорядок являются основой нормальной жизни цивилизованного общества.

Подробнее...

Ликвидация таврического института предпринимательства и права симферополь

Студенческая жизнь. Таврическая Академия. Крымского федерального университета имени В.И.Вернадского.  «Государство и право: история и современность» г Симферополь «Крымский юридический институт Национального

Центр поддержки предпринимательства предоставляет своим клиента услуги по прекращению физическим лицом деятельности в качестве индивидуального предпринимателя (закроем ИП, ликвидация ИП) в Симферополе и в других

Подробнее...

Подготовка документов по защите персональных данных

Наша компания совместно с сервисом Б-152 предоставляет возможность создать и оплатить услугу "Подготовка документов по защите персональных данных" через веб.

Помимо подготовки документов мы провели инструктаж для сотрудников центрального офиса, участвующих в проверке и  Со своей стороны могу добавить, что мы понимаем, насколько важно обеспечить защиту персональных данных наших

Подробнее...

Меры предпринимаемые органами охраны правопорядка

Наряду с применением указанных мер воздействия товарищеский суд может обязать виновного возместить причинённый  Органы общественной самодеятельности, представленные в общественном пункте охраны правопорядка, сохраняют свою

В Мариуполе предприняты необходимые меры по обеспечению надлежащего уровня охраны правопорядка.  Различные подразделения органов внутренних дел оказывают поддержку мариупольской милиции с целью сохранения правопорядка на

Подробнее...