Образец приказа о хранении договоров

Департамент жилищной политики и жилищного фонда города москвы. ПРИКАЗ от 15 июля 2002 г. N 52. О хранении договоров.15 июля 2002

В рамках проведения юридических семинаров я до сих пор слышу от участников о том, что за хранение договоров в компании должна отвечать юридическая служба — потому что юристам компании так удобнее…
Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании.
Решил освежить запись по этой теме.
То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!!
Считаю, что хранение договоров – это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.
Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.
Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции – она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (129-ФЗ).
Бухгалтерский учет — формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности (402-ФЗ).
Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет (129-ФЗ).
Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г.).
Нет документа-договора в бухгалтерии – нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета! Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров.
Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров.
Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.
Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора – это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Приказы о хранении договоров. Имя Файла: prikazi-o-hranenii-dogovorov. Дата добавления  Если бы он не приказы договоров хранении о лежавшей без сознания подруги и доказывая этим, что его кухню.

Зачем другим подразделениям данная функция? Они хотят заниматься бухгалтерским учетом?
Либо они ее забирают для того, чтобы сделать удобным доступ к договорам (например, юристы для ведения судебных дел) для выполнения своих основных (профильных) функций, либо для обоснования штатного расписания, либо так получилось (самый плохой вариант — тогда нет мотивации вести работу по хранению договоров надлежащим образом).
Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков.
Призываю юристов занять активную позицию в этом вопросе, обеспечив издание приказа генерального директора о закреплении функции по хранению договоров за бухгалтерией и формируя практику «Бухгалтерский учет без договоров в бухгалтерии – вне закона!».
Метки: Договоры, Клуб креативных юристов, Книги, Креатив, Менеджмент, Мотивация, Налоги, Обучение, Периодика, Планирование, Проверки, Развитие, Регламентация, Семинары, Совещания, Стандарты, Тайм-менеджмент
Запись создана: Воскресенье, 24 Июнь 2012 в 0:00 и находится в рубриках Договорная работа, Лаборатория эффективной правовой работы, Налоговая правовая функция, Общие вопросы, Полезные ресурсы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.0.
Вы можете оставить отзыв, или trackback с вашего собственного сайта.
Здравствуйте!
Позволю себе не согласиться с тем, что договоры должны храниться в бухгалтерии. Договор — это не первичный документ, а бухгалтерия работает только с первичными документами, проводит их, сводит в регистры, отчеты, баланс и т.п.
У затронутой проблемы есть два аспекта:
1. Делопроизводство. С этой точки зрения договоры должно хранить, учитывать, выдавать копии и т.п. то подразделение, которое будет это делать эффективнее для организации в целом. По собственному опыту могу сказать, что в бизнес-единице этим успешнее занимается юридический (или договорной) отдел, а в управляющей компании — специально созданный отдел документационного обеспечения (такая большая канцелярия). Важно учесть порядок документооборота, если процедура визирования отсутствует, а есть только правовая экспертиза, и юрист сам решает, нужно ли заключение другого специалиста (это несколько повышает риски, но для БЕ может быть простительно), то сам юрист и должен хранить договор. Если организация имеет дело со сложными сделками, имеет развитые экспертные процедуры, то нужна отдельная служба документооборота. А самая серьезная гарантия против рисков утраты или отсутствия договора, претензий со стороны налоговой и т.п., это вовсе не хранение договоров в бухгалтерии, напротив, это нечто совсем другое — правильная процедура исполнения договора, а правильное исполнение договора — это прежде всего правильное бюджетирование.

Московская южная таможня. Приказ. 23 апреля 1998 г. N 132. О заключении договоров с СВХ. О хранении задержанных. И конфискованных товаров.

2. Исполнение (применение) договора. Этим должен заниматься специалист того профиля, к которому относится предмет договора. Ему — копия договора в целях сохранности и порядка. Консультации по поводу договора он (как и любой другой, кого этот договор заинтересует), имея копию договора на руках (или в электронном виде, например, в электронном архиве договоров организации), может получить как у юриста, так и другого знающего вопрос лица. Это относится и к бухгалтеру. Как правило, вопросов о проводке первичного документа, касающихся условий договора, не возникает (и это явно свидетельствует против хранения договора в бухгалтерии), но если все же они будут, то бухгалтер всегда сможет спросить совета у исполнителя, взять консультацию у юриста и т.д. Чтобы исполнение договора не вызывало вопросов у налогового инспектора, процедура эта должна быть жестко регламентирована, каждое участвующее в процедуре лицо должно нести четко разграниченную ответственность. Куда смотрят налоговики? Прежде всего на расходы. Поэтому любой расход должен быть одобрен в рамках процедуры бюджетирования, подразумевающей существование плана расходов, их статей (приспособленных под налоговый учет), защиту бюджетов на основе заключенных договоров, оплату только тех сумм, которые включены в бюджет расходов и план закупок и т.п. Простое хранение договоров в бухгалтерии такого эффекта не дает и ни от каких рисков не защищает.
Как юристу мне все равно где должны храниться договоры, лишь бы не у меня. Но как однин из руководителей компании считаю что при наличии канцелярии или иного подразделения, отвечающего за делопроизводство, договоры должны храниться в канцелярии, в общем архиве. Договор не первичный документ и он может понадобиться не только юристам или бухгалтерии.
Можно создать договорный отдел, но не в юридическом подразделении.
Есть компании в которых данные отделы созданы в финансовых управлениях, т.к. финансисты формируют документы для оплаты на основании полностью подписанного и оформленного договора.
Хранить договоры у непосредственных исполнителей производственных подразделений опасно — потеряют легко.
Идеально когда компания пользуется сканами договоров в системе электронного документаоборота, а оригинал при этом может быть вообще у другой компании, предоставляющей архивные и складские услуги на аутсорс.
Это очень обширная тема — зачем нужны договоры. Вкратце — они устанавливают, изменяют или прекращают права и обязанности двух и более сторон.
Встречный вопрос — зачем договоры нужны бухгалтерии (имея в виду, что факт совершения хозяйственной операции, как правило, подтверждается не договором)?
А разрешается наш спор очень просто: нужно сесть где-нибудь в уголке на стуле в бухгалтерии и, просидев весь рабочий день и понаблюдав, ответить, часто ли бухгалтер обращается к договору в своей работе? А правовое обоснование под увиденное каждый из нас уже подвел.
Мой личный опыт управления договорным отделом ЮС, включающую в себя в том числе функцию хранения договорных документов, показывает, что возможность иметьдоступ к оригиналу текста договора юристам нужна не в большей степени чем бизнес-подразделению или бухгалтерско-финансовой службе. Если отвечать на вопрос, кому нужны договоры, то 1) Подразделениям, участвующим в исполнении договорных обязательств. В первую очередь это финансовая служба, осуществляющая оплату по договору. При наличии электронного документообората место хранения значения не имеет.Для договоров продаж это уже не работает. 2) Бухгалтерии, которая сопровождает аудиторские и налоговые проверки. 3) Юристам-судебникам для предоставления в суд 4) Службе безопасности при запросах правоохранительных органах (следственный комитет, полиция, прокуратура). Таким образом, место хранения договора (юристы, канцелярия, бухгалтерия) с точки зрения обеспечения доступа к бумажной версии значения не имеет. Скорее всего принцип доверия к юристам проявляется и в этом вопросе. Однако бизнесу собственно сохранности договоров мало. Для него гораздо важнее является исключения риска исполнения обязательств в отсутствие заключенного договора. Вот здесь мотив передачи контроля за фактом заключения договора одновременно с хранением в зону ответтсвенности ЮС является гораздо серьезным аргументом возложения функции хранеия на ЮС. И бухгалтерия тоже присоединяется к бизнесу в решении этого вопрса:зачем им брать на себя дополнительные операции? То, что договор являет

Примечание: Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Вид документа. Срок хранения.  5 лет. Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к


ПРИКАЗ от 15 июля 2002 г. N 52. О хранении договоров.  3. С учетом изменений в порядке оформления договоров (п. 2 настоящего приказа) считать утратившим силу распоряжение Департамента муниципального жилья и жилищной политики15 июля 2002

На нашем сайте Вы можете заполнить и скачать бланк "Приказ о хранении документов в кадровой службе" - для этого нужно всего лишь зарегистрироваться и перейти по ссылке.  Договоры. Договор подряда. Форма КС-3.


Ответственность покупателя по договору купли продажи недвижимости

8.3. Ответственность сторон по договору продажи предприятия 89. 9. Договор международной купли-продажи.  7.2. Стороны договора продажи недвижимости. Продавцом и покупателем по договору купли-продажи недвижимого имущества

Договор купли-продажи служит основанием возникновения обязательства, по которому продавец обязуется передать вещь (товар) в собственность покупателю

Подробнее...

Консолидация шереметьево

Завершив консолидацию активов Шереметьево, государство сможет приступить к приватизации аэропорта.

В середине июня руководство международного аэропорта «Шереметьево» определилось с консолидацией активов аэропорта22 января 2015

Подробнее...

Докладная записка на отсутствие документов

Докладная записка – это документ, написанный должностным лицом в адрес руководителя организации или ее структурного  Например, если в записке говорится об отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение четырех часов подряд, это

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями  внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).

Подробнее...

Межрегиональный институт экономики и права санкт петербург

«Межрегиональный институт экономики и права при Межпарламентской Ассамблее ЕврАзЭС». Адрес:194044, Санкт-Петербург, ул. Смолячкова, д.14, корп.1 Телефоны: 8(812) 542-86-88, (812) 327-12-45 www.miep.edu.ru e-mail: miep.priem@mail.ru Метро

Межрегиональный институт экономики и права был основан в 1997 году и выпускает специалистов в области  Санкт-Петербургский институт машиностроения (ЛМЗ-ВТУЗ). 195197, Санкт-Петербург, Полюстровский пр., 14, главный корпус.

Подробнее...