Слайды на тему контроль исполнения документов

Организация контроля за исполнением документов. Система АСКИД (автоматизированный контроль исполнения документов). Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.

Регистрация и контроль исполнения документов
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.
Из развернутого определения видно, что регистрация преследует три цели:
- учет документов,
- контроль за их исполнением;
- справочную работу по документам.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым можно отнести:
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
- информационные материалы, присланные в копии для сведения;
- поздравительные письма и телеграммы;
- прейскуранты;
- пригласительные билеты;
- программы конференций, совещаний;
- рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Похожие темы. РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ Регистрация и контроль исполнения документов Сроки исполнения документов Особенности исполнения отдельных исполнительных документов Цели и уровни

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Презентация на тему «Стандартизация и унификация документов». Технология. 1 из 64.  Описание слайда: 19 - ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с

В контроле исполнения документов можно выделить:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: " Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".
При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:
отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле ( реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело ( реквизит 28).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует

Наименование разделов, тем Основы работы в Microsoft Word Запуск программы Создание ярлыка документа на  в слайд Создание слайда Вставка слайдов из других презентаций Просмотр и редактирование презентации 1 1 1 1 1 1 контроль


На Тему: «Контроль за исполнением документов». Подготовил: Слушатель 676 группы Усанников А.Д. Белгород – 2008. Значение и виды контроля Контроль исполнения задания — одна из функций управления.

Презентация на тему: "Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений." — Транслит: Слайд 1.


Трудовой стаж осужденных к лишению свободы

5. Труд осуждённых к лишению свободы. В настоящее время УИК РФ провозглашает принцип обязательности труда для  С 1 сентября 1992 года работа осуждённых включается в общий трудовой стаж, необходимый для назначения пенсии.

Согласно Уголовно-исполнительному кодексу, вступившему в силу с 1 января 2001 года, осужденные к лишению свободы  В связи с чем, работа осужденных в период отбывания наказания в виде лишения свободы засчитывается в трудовой стаж14 декабря 2015

Подробнее...

Министерство финансов италии официальный сайт

Губернатор. Гос. сайты Тульской области. Госуслуги. Уполномоченные по правам.  Министерство финансов Тульской области информирует 24 ноября 2015 года в 15:16 | Новости.

Информация о результатах деятельности министерства финансов Иркутской области.  Пользователям Общероссийского официального сайта для размещения заказов. ЭЦП и УЦ.

Подробнее...

Вести коллективные переговоры и заключать коллективные договоры

2. Работодатели, их объединения (союзы, ассоциации), органы исполнительной власти и органы местного самоуправления обязаны вести  таких переговоров, и заключать коллективные договоры, соглашения на согласованных сторонами условиях.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый  При заключении коллективного договора на предприятии ведутся переговоры между представителями сторон.

Подробнее...

Диссертации законность в демократическом государстве

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА (Авторефераты, диссертации, методички, учебные программы, монографии).  В демократических государствах функции исполнительной власти oпределяются необходимостью постоянного

В демократическом государстве никто из людей не может (обоснованно!) претендовать на какие-то исторически или иным образом возникшие привелегии (т.е. особый правовой статус)

Подробнее...