Современные технологии электронного документооборота

Лекция 6. ТЕХНОЛОГИЯ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Большое значение при изучении  Наличие ноутбуков позволяет современному бизнесмену осуществлять платежи практически в любом месте, где есть телефонная

О журнале Архив номеров Сделать стартовой Добавить в избранное Забыли пароль? Регистрация
Поиск по сайту
НА ГЛАВНУЮ
АНОНСЫ
ЖУРНАЛЫ
ДЕЛОВЫЕ НОВОСТИ
ЭКСПЕРТЫ
ТОП-ПЕРСОНЫ
ИССЛЕДОВАНИЯ
ДЕЛОВОЙ КЛУБ УП
ЛЮДИ И КОМПАНИИ
РЕГЛАМЕНТЫ УП
ВИДЕОЖУРНАЛ
ФОРМУЛА УСПЕХА
НАШИ ПАРТНЕРЫ
Национальная Деловая Премия
Капитаны Российского Бизнеса
Подпишитесь на рассылку Адрес e-mail:
Журнал "Делопроизводство" N2 2012 год
Развитие принципов документооборота при переходе от бумажного к электронному взаимодействию
Автор: М. П. Бобылева
Взаимосвязь и взаимовлияние системы документооборота и системы управления
Практическое значение принципов документооборота
О содержании понятия «документооборот» в условиях электронных технологий
Сопоставление принципов бумажного и электронного документооборота
Одно из фундаментальных положений современного документоведения состоит в том, что документооборот является отражением системы управления. Документооборот отражает характер организации, ее структуру, порядок решения вопросов, степень регламентации документальных коммуникаций. В современных условиях в организациях, ориентированных на инновации и рынок, внедряются структуры, насыщенные разнонаправленными коммуникациями (например, матричные и другие адаптивные структуры), что не может не сказаться на технологии управления и организации документооборота. Организационно­технологические формы документооборота не только отражают систему управления, но и, в свою очередь, оказывают воздействие на ее эффективность.
Применение электронного документооборота в управленческой деятельности представляет собой ключевой фактор современной «офисной революции». При этом не просто осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту, но и значительно изменяются процессы управленческого взаимодействия. В настоящее время внедрение технологий электронного документооборота в сочетании с решением задач по созданию «электронного правительства» и «информационного общества», развитием государственных услуг, оказываемых в электронной форме, становится важным направлением совершенствования деятельности как государственных органов (в целях повышения оперативности, результативности и прозрачности), так и предприятий и организаций различных отраслей деятельности.
При внедрении новых информационных технологий важное практическое значение приобретает вопрос о принципах документооборота. Практика показывает, что системы электронного документооборота (СЭД) в разных учреждениях и предприятиях могут применяться с различной степенью эффективности (даже в случае использования одного и того же программного продукта), что в значительной мере связано с используемыми принципами и процедурами документооборота и организацией документационного обеспечения управления (ДОУ) в целом.

59. Пахчанян, А. Технологии электронного документооборота [Электронный ресурс] / А. Пахчанян.  Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2011. – № 1. – с. 3.

Приходится констатировать, что при решении вопросов организации работы с электронными документами нередко предпринимаются попытки уподобить электронный документ бумажному, а управленческий документооборот в электронной форме организовать на принципах традиционного делопроизводства. Нередки случаи, когда в процессе подготовки той или иной организации к внедрению СЭД сотрудники высказывают пожелание, чтобы в условиях автоматизации сохранились прежние процедуры работы.
Некоторые примеры недостаточно продуманных процедур использования СЭД в организации документооборота приводились и на страницах журнала «Делопроизводство».
В частности, обращает на себя внимание пример, когда в условиях применения СЭД «в целях сокращения временных затрат и прямоточного направления документа» одновременно с передачей документа на резолюцию руководителю служба ДОУ делает «бумажную (подчеркнуто мною — М. Б.) копию и направляет в соответствующее структурное подразделение для своевременного информирования будущего исполнителя». Как можно судить, в данном случае базовые функциональные возможности СЭД используются недостаточно, а вместо сканирования документа, поступившего в организацию на бумажном носителе, выполняется его копирование (с сопоставимыми трудозатратами, но без ввода в СЭД электронной копии документа для дальнейшей работы с ним). В результате базовые принципы документооборота (оперативность, прямоточность и экономичность), реализуются в форме, не соответствующей возможностям СЭД.
За последние 15–20 лет развитие систем автоматизации документооборота прошло несколько стадий:
автоматизация процессов работы службы ДОУ;
автоматизация документооборота в рамках организации в целом;
применение элементов электронного документооборота в рамках корпоративной системы одной организации и в территориально­распределенной системе учреждений;
взаимодействие автономных систем автоматизации документооборота при передаче документов в электронной форме;
создание комплексных технологий электронного документооборота и хранения документов, в том числе технологий межведомственного взаимодействия и других форм внешнего документооборота.
Новые организационно­технологические особенности документооборота (по мере их формирования) рассматривались в ряде предыдущих публикаций автора, в том числе в журнале «Делопроизводство». Сейчас на практике российскими организациями используются все перечисленные варианты применения автоматизированных технологий. Иными словами, существует «многоукладность» организационно­технологических форм документооборота при существовании общей тенденции их развития.

Конференция пользователей. «Электронный документооборот – современные решения и технологии». 2 октября 2013 года. Место проведения – г. Минск, пр. Независимости, 116 2 октября 2013

Процесс перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту предполагает ряд этапов. Поэтому в настоящее время применяется и в ближайшей перспективе еще будет сохраняться смешанный электронно­бумажный документооборот.
Полностью электронный юридически значимый управленческий документооборот сегодня представляется своего рода «идеальной моделью», «образом цели», к которой необходимо приближаться, поэтапно расширяя сферу применения электронных документов в соответствии с развитием нормативной базы. Указанное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.
Ряд наиболее общих принципов бумажного документооборота был закреплен еще в основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Базовые требования по управлению документами, ориентированные на внедрение современных систем автоматизации документооборота, содержатся в ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007. В целом организация и технология управленческого документооборота (как бумажного, так и электронного) должны отвечать следующим требованиям:
соответствие информации, содержащейся в документе, полномочиям субъекта управления (органа управления или должностного лица), который ее использует;
регламентация доступа к информации и документам в соответствии с полномочиями должностных лиц — участников документооборота;
целостность, аутентичность, достоверность и легитимность документов;
обеспечение оперативности передачи и получения информации;
оптимизация трудозатрат.
Реализация названных требований в условиях применения современных информационных технологий должна основываться на более широком взгляде на проблематику управленческого документооборота и уточнении этого понятия. Ряд методологических аспектов современного управленческого документооборота исследован и обоснован нами в недавно изданной монографии «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному».
В рамках настоящей статьи отметим некоторые положения.
Обращает на себя внимание то обстоятельство, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации. В традиционном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов внутри организации с момента создания или получения до оформления в дело или отправки. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141­98: «Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». В несколько скорректированном виде это определение вошло в действующие Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, где записано, что документооборот — это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки». При таком подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».
Объяснение тому, что в предшествующий период сфера регулирования бумажного документооборота охватывала стадии жизненного цикла документа в рамках одной организации, может быть следующим. В условиях бумажного документооборота письменные коммуникации с другими организациями имели ограниченные возможности контроля, так как происходил разрыв в управленческих процедурах, связанный с физической доставкой документа адресату (из одной организации в другую). По этой причине документооборот в традиционном делопроизводстве рассматривался как движение документов в рамках одной организации (в рамках деятельности ее делопроизводственной службы). В условиях применения современных информационных технологий такие рамки для документальной управленческой коммуникации становятся узкими, что, в конечном счете, не может не сказаться на ее эффективности. Поэтому в условиях применения современных информационных технологий следует различать внутренний и внешний электронный документооборот.
Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота организации взаимосвязана и взаимообусловлена, применение на практике технологий внешнего электронного документооборота предполагает решение ряда различных по сложности проблем. Эти проблемы требуют специального внимания, поскольку значительная их часть выходит за

Внедрение Технологий электронного документооборота в органы власти и управления. Тюшняков В.Н. 1, Мартакова К.А. 1. 1. Южный Федеральный университет.


Современные технологии электронного документооборота. Практика внедрения и развития.  13:30 – 14:00 – Технологии и нормативные основы работы с электронными документами.

Менеджер по продвижению электронного документооборота. КОРУС Консалтинг СНГ. Уровень зарплаты.  Посмотрите другие вакансии из проф. областей. Информационные технологии, интернет, телеком.


Приказ 51 министерства финансов лнр

Пресс-служба Министерства внутренних дел ЛНР

Министр финансов ЛНР сообщил, что выплаты в валюте РФ будут производиться по мере увеличения поступления налогов в бюджет республики.  Кадыров: «Если будет приказ, мы привезем Порошенко».

Подробнее...

Курсовая работа кодификация юстиниана

Курсовая работа Экономика автотранспортного предприятия. КР Регулирование биржевой деятельности.  1. Предпосылки всеобщей кодификации права. 4. 2. Разработка Свода Юстиниана. 5.

Глава 2. КОДИФИКАЦИЯ ЮСТИНИАНА. 12. Задачи и процесс кодификационных работ при Юстиниане. 13. Corpus iuris civilis.  Эти-то труды и были использованы в кодификации Юстиниана.

Подробнее...

Презентация на тему трудовые споры скачать бесплатно

Презентация.  загрузка Содержание 1. Понятие индивидуального трудового спора. 3 2. Органы, рассматривающие индивидуальные трудовые споры

Подпишитесь на нашу рассылку и получайте бесплатно новые разработки на свой почтовый ящик!  Презентация предназначена для проведения уроков права по теме "Трудовое законодательство" в 11 классе (профильный уровень).

Подробнее...

Сайт министерства финансов республики дагестан

- Главный Сайт - Администрация Главы и Правительства РД Открытое молодежное правительство РД Приоритетные проекты РД Управление по вопросам противодействия коррупции  Министерство финансов. Республики Дагестан.

поиск по сайту.  Перечень информационных систем, банков данных, реестров, регистров, находящихся в ведении Министерства экономики и территориального развития Республики Дагестан. 2 ноября 2015

Подробнее...