Тест организация документооборота

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т.е  # 17.04.2014112.26 Кб4Тест ИТУ(2).jpg.

PAGE 23
Тема №7. Организация документооборота
Учебные вопросы:
Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации.
Характеристики документооборота.
Этапы движения и порядок обработки документов.
Время: 2 часа
Цели занятия: Изучить организацию процесса работы с документами с момента их создания (или получения) до завершения исполнения или отправки их из учреждения.
Литература:
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.2000 №68 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2001. №4.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.
Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и док. – М.:МИ, ФЭР, 2006. – 560 с.
Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов (Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.); Под ред. проф. Кузнецовой Т.В. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. – 359 с.
Делопроизводство: Учебное пособие / М.И. Басаков, О.И Замыцкова. – 3-е изд., прераб. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 384 с.
Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. 2003 №3. с. 12-15.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления 1 .
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и также операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
С середины 1970-х гг. появляется однозначное понятие «документооборот», закрепленное в государственном стандарте 2 . В это время проводится углубленное изучение параметров документооборота, обосновывается значение исследования документопотоков и выявления характерных признаков. Полученные результаты позволили сформулировать теоретические основы организации движения документов в аппарате управления любого уровня. В основных положениях ЕГСД впервые были закреплены общие принципы организации документооборота:

Тесты. Книги и пресса. Тест «Изменения в ГК РФ». Тест «Трудовое право».  Семинар: Организация эффективного документооборота компании в 2014 году.

Оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
Обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
Исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
Помимо теоретических основ документооборота в основные положения ЕГСД включены и практические правила организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота. Следовательно, Основные положения ЕГСД были первым нормативным документом, определившим и теоретические, и практические основы организации движения документов. Однако, разработчики Основных положений ЕГСД исходили из необходимости организации движения только традиционных (бумажных) документов. Организация работы с машиночитаемыми документами проводилась независимо от этих процессов. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах.
На рубеже 1980-1990-х гг. во всем мире начинает активно разрабатываться вопрос об интеграции документации на различных носителях, в т.ч. и машиночитаемых, в сложившиеся системы управления документами. Его реализация предполагала решение следующих задач:
Объединение различных источников документной информации в единую сеть;
Организация документов на различных носителях на основе общей классификационной схемы;
Устранение дублирования информационных и документационных потоков;
Унификация приемов работы с документами.
Однако, разработка в нашей стране Основных положений ГСДОУ не привела к значительным изменениям в концепции организации движения документов. В ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учет.
Реализация этих правил в конкретных учреждениях возможна при разработке инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения видов документов, наиболее важных для деятельности организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции или в виде приказа руководителя. Четкая регламентация движения документов на любых носителях должна учитывать целесообразность всех перемещений и обусловленность операций по разработке документов в конкретной организации.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота ОАО «Комбината Магнезит».  Знакомства. Девушка дня. Тесты ON-Line.

Основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. Инструкция по делопроизводству является документом, определяющим конкретную организацию документооборота в учреждении.
2
В делопроизводстве документооборот является средством коммуникации (?!). Он должен рассматриваться в контексте информационных проблем управления, т.е. отождествляться со сбором, обработкой, хранением и выдачей информации для управленческой деятельности. Например, документационное обеспечение принимаемого управленческого решения предполагает создание ряда комплектов (групп) документов, которые обеспечивают информационную поддержку решения. Это документы:
Содержащие исходную достоверную и достаточную для принятия решения информацию;
Фиксирующие сами управленческие решения;
Направляемые для исполнения;
Сообщающие о результатах исполнения решения.
Таким образом, в документооборот включается совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия управленческих решений, их реализации и контроля за исполнением. Документационное обеспечение принимаемого решения состоит из ряда операций, включающих сбор информации, подготовку проекта документа, его редактирование, согласование, изготовление, удостоверение. Выполнение каждой операции предполагает направленное движение документа в управленческом аппарате (из одного структурного подразделения другое, от технических исполнителей к специалистам, а затем к руководителям и т.д.). Значит, четкое выполнение каждой операции, а также скорость перемещения документов влияют на организацию процесса управления в целом.
Повторение типовых стадий документооборота и функций работы с документами позволяет унифицировать технологию документооборота, создать основу для ее автоматизации. При этом документооборот не является часто механическим процессом, который сводится только к движению документов. Все стадии принятия управленческих решений сопровождаются восприятием и оценкой информации человеком. Поэтому при объективной возможности унификации организации документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные с человеческим фактором, особенностями корпоративного и т.п. управления.
Необходимость постоянного совершенствования организации документооборота вызвана еще рядом причин. В числе основных можно назвать проблему постоянного роста объемов документации в сфере управления, которая характерна для учреждений всего мира и наша страна не является исключением. Закономерностью документирования является то, что в связи с научно-техническим прогрессом объемы управленческой документации увеличиваются пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда, т.е. рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Вместе с тем производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее производительности труда в управлении. Это разрыв приводит к росту аппарата управления во всех развитых странах мира.
Объективными причинами увеличения объемов документов является влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоения новых районов, строительство новых объектов и как результат, усложнение процессов управления. Растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, а значит, увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит главным образом от процессов управления и их документирования.
Однако существуют и субъективные причины роста объема документооборота. К ним можно отнести:
Увеличение количества проверяющих инстанций, контролирующих органов, ущемление и игнорирование законных прав граждан, т.е. бюрократизацию аппарата управления. Это приводит к созданию документов, которые не обусловлены деловой необходимостью;
Неквалифицированное документирование управленческой деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречия, или письмо, содержание которого не до конца понятно адресату, обязательно приведут к составлению дополнительных документов, разъясняющих и дополняющих ранее изданные ;
Незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате создаются документы, не обладающие юридической силой или вызывающие недоверие, что приводит к необходимости составления новых документов;
Несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств или срыв сроков их исполнения, что порождает потоки документов с прось

Вы здесь: Home База вопросов МФПА Документооборот в управлении МФПА Тест с ответами.  Главное правило организации документооборота – это


МДК "Документационное обеспечение логистического процесса". Тест №1.  3. Основными правилами организации документооборота являются 7 января 2014

План отчта 1. Организация документооборота .2 2. Регистрация документов . .  Обои для рабочего стола. Отправить открытку. Пройти тест. Ответы. Леди.


Транспортные услуги документооборот

Услуги транспортно-логистических компаний сопровождаются стандартными  Внедрение электронного документооборота позволяет решить эти проблемы и

Документооборот. Подтверждением расходов экспедитора являются документы (счета  — факт и стоимость предоставления транспортно-экспедиторской услуги.

Подробнее...

Институт судебных экспертиз и права красноярск

научн. руководитель: канд.пед.наук, проф. Терентьева В.И. Международный институт судебных экспертиз и права КрасГАУ  - 304 с. 6. Терентьева В.И. Структурирующая функция выбора или «Я – есть выбор». – Красноярск: РИО КрасГУ, 2003.

"Международно-правовые отношения в системе государственного, муниципального аудита"; "Корпоративное право и государственный  Комментарии [ 2 ]. Международный Институт Судебных Экспертиз и Государственного Аудита.

Подробнее...

Законность полученных объяснений по административному делу

ковских операциях и счетах; получать объяснение, выдвигать требования  - Деятельность суда по рассмотрению административных дел. Эта деятельность по проверке законности актов управления по обращениям заинтересованных лиц.

Суд, выслушав объяснения лиц, адвоката, изучив материалы дела об  Согласно ч. 1 ст. 1.6 КоАП РФ обеспечение законности при применении мер административного  Производство по административному делу в отношении И. было прекращено

Подробнее...

Конфискация имущества у одного из супругов

Кто подскажет, могут ли судебные приставы конфисковать имущество жены за долги мужа?15 ноября 2011

Подскажите пожалуйста, если у одного из супругов конфисковали имущество, могут ли еще конфисковать и совместно нажитое, но оформленное… 3 июля 2008

Подробнее...